Die Schlüsselrolle der Personaladministration: der Weg zum erfolgreichen Personalwesen

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Entdecken Sie die Schlüsselrolle der Personaladministration und erfahren Sie, wie Sie die komplexen Herausforderungen in diesem Bereich bewältigen können. Besonders für KMUs und Start-ups ist die effiziente Verwaltung von Personalressourcen entscheidend. In unserem Blogbeitrag beleuchten wir die Hürden der Personaladministration und präsentieren Ihnen innovative Lösungen um Ihre Personalverwaltung optimieren können. Lesen Sie jetzt, wie Sie Zeit, Geld und Nerven sparen können, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – Ihr Unternehmen.

Was ist eigentlich Personaladministration?

Die Personaladministration ist ein zentraler Bestandteil des Personalwesens und befasst sich mit einer Vielzahl komplexer administrativer Aufgaben. Diese beanspruchen erhebliche Ressourcen, wobei eine reibungslose und effiziente Abwicklung von entscheidender Bedeutung ist. Die Personaladministration wirkt sich auch auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden aus und prägt massgeblich das Image eines Arbeitgebers. Sie bildet das Fundament für zentrale Prozesse wie Personalverwaltung, -beschaffung, -entwicklung, -planung und -bindung. Neben internen Aufgaben umfasst sie auch transaktionale Tätigkeiten wie die Verwaltung von Versicherungen und Sozialleistungen.

Personaladministration ist ein zeit- und kostenintensiver Aufgabenbereich

Die Suche nach dem idealen Kandidaten ist nur der Anfang im komplexen Gefüge des Personalmanagements. Ist er gefunden, beginnt die administrative Arbeit: von der Erstellung des Arbeitsvertrages über den Abschluss von Versicherungen bis hin zur regelmässigen Lohnabrechnung. Hinzukommen aber noch weitere Aufgabengebiete und Herausforderungen – vor allem in der Schweiz, wo mehr als 550 Gesamtarbeitsverträge (GAV) existieren. Für jeden davon gelten unterschiedliche gesetzliche Vorschriften und Rechte, die Arbeitgeber beachten müssen. Diese Vielfalt erfordert eine akribische und zeitintensive Personaladministration und Verwaltung, um stets rechtskonform zu handeln und den gesetzlichen Bestimmungen gerecht zu werden. Grundsätzlich hat jede Branche, jeder Beruf und jedes Unternehmen spezifische Anforderungen an Verträge und Versicherungen – sei es bezüglich Probezeiten, Kündigungsfristen oder Teilzeitregelungen. Es ist die Aufgabe von Personalverantwortlichen, für Arbeitgebende und Arbeitnehmende den optimalen Rahmen zu schaffen.

Ausserdem unterliegt die Personalverwaltung regelmässigen Veränderungen in den firmeneigenen Anforderungen sowie gesetzlichen Bestimmungen. Der Aufgabenbereich bleibt somit kontinuierlich dynamisch und es sind regelmässig Anpassungen und Aktualisierungen vorzunehmen, um den sich ständig ändernden Vorschriften gerecht zu werden.

Obwohl HR-Tools zweifellos Prozesse erleichtern können, eignen sie sich nicht für jedes Unternehmen. Für KMUs oder Start-ups sind sie oft mit einem hohen Kosten- und Zeitaufwand verbunden, die eine Hürde darstellen. Ausserdem gibt es heutzutage Arbeitsmodelle, die der Technik voraus sind: So ist nicht jedes Tool in der Lage, Teilzeit- und Freelance-Arbeit sowie Arbeit auf Stundenbasis zu erfassen und entlöhnen, sodass wiederum Mehraufwand entsteht. Eine weitere Alternative zur Entlastung ist das HR-Outsourcing.

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Was gehört zur Personaladministration?

Eine effektive Personaladministration ist das Rückgrat eines gut funktionierenden Unternehmens. Doch welche administrativen Aufgaben und Verantwortlichkeiten umfasst die Personalverwaltung? Nachfolgend ein nicht abschliessender Überblick der wichtigsten Tätigkeiten.

Lohnabrechnung erstellen und Sozialversicherungen verwalten

Der Prozess der Lohnabrechnung umfasst nicht nur die korrekte Erfassung der Löhne, sondern auch die gesetzeskonforme Berücksichtigung von Sozialversicherungsbeiträgen. Zu den Sozialversicherungen gehören:

  • ●  AHV/IV/EO (Alters-und Hinterlassenenversicherung, Invalidenversicherung, Erwerbsersatzordnung)
  • ●  ALV (Arbeitslosenversicherung)
  • ●  NBU (Nichtbetriebsunfall)
  • ●  KTG (Krankentaggeldversicherung)
  • ●  KTG BVG (Pensionskasse)

Darüber hinaus fallen in die Lohnabrechnung auch die richtige Berechnung und Auszahlung von Ferienentschädigungen sowie die Abwicklung von Spesen. Dabei ist die Pünktlichkeit bei der Erstellung von Lohnausweisen und die Auszahlung der Löhne von grosser Bedeutung, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu gewährleisten.

Für Stundenlöhnern enthält die Lohnabrechnung neben dem Grundlohn spezifische Bestandteile wie den Stundenlohn, die Ferien- und Feiertagsentschädigung sowie den Anteil am 13. Monatslohn. Der Stundenlohn stellt die Grundvergütung dar, während die zusätzlichen Bestandteile sicherstellen, dass die Stundenlöhner für geleistete Arbeit an Feiertagen oder während des Jahres angemessen entlohnt werden.

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Arbeitsvertrag erstellen und prüfen

Die Personaladministration muss garantieren, dass alle erstellten Verträge den geltenden gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Ausserdem erfordert die Dynamik des Arbeitsumfelds Flexibilität bei der zeitnahen Anpassung und Prüfung der Verträge. Dies garantiert nicht nur einwandfreie administrative Prozesse, sondern dient auch der Wahrung der rechtlichen Integrität des Unternehmens.

Eine effiziente Abwicklung macht sich selbstverständlich auch bei frisch rekrutierten Arbeitnehmenden gut. Kandidaten warten bekanntlich ungern lange auf Antworten – dasselbe gilt für Verträge.

Gesamtarbeitsverträge (GAVs) aktualisieren und kontrollieren

Gesamtarbeitsverträge (GAVs) sind in der Schweiz umfassende Vereinbarungen zwischen Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften, die die Arbeitsbedingungen für eine bestimmte Branche oder Region regeln. Die Aktualisierung und Kontrolle dieser GAVs bilden ein kontinuierlicher Prozess in der Personalverwaltung eines Unternehmens. Dies beinhaltet nicht nur das laufende Revidieren der Gesamtarbeitsverträge, sondern auch die Gewährleistung, dass die Verträge des Unternehmens stets im Einklang mit aktuellen und rechtlichen Anforderungen stehen.

Diese Prozesse sind von hoher Bedeutung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Denn sie dienen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Sicherstellung einer fairen und transparenten Arbeitsumgebung für alle Mitarbeitenden.

Arbeitszeugnisse zeitnah erstellen

Arbeitszeugnisse sollten aus Fairness gegenüber den Mitarbeitenden möglichst zeitnah erstellt werden. Hierfür ist eine präzise Koordination der verschiedenen administrativen Aufgaben in der Personalverwaltung erforderlich. Die erste Priorität liegt dabei auf der Abstimmung mit den relevanten Führungspersonen, um die Leistungen und Qualitäten des Mitarbeitenden angemessen im Arbeitszeugnis darzustellen. Die erstellten Arbeitszeugnisse müssen anschliessend auf gesetzliche Vorschriften kontrolliert werden und einer Prüfung durch Führungspersonen und betroffene Mitarbeitende unterzogen werden. Etwaige Korrekturen sind vorzunehmen und erst wenn alle Parteien mit dem Ergebnis zufrieden sind, wird das finale Arbeitszeugnis versendet und archiviert. Ein strukturierter Prozess minimiert den Arbeitsaufwand für alle Beteiligten und trägt dazu bei, dass Mitarbeitende auch nach ihrem Austritt ein positives Bild vom Arbeitgeber bewahren – vorausgesetzt, dass alles effizient abläuft.

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Diese Bereiche gehören ebenfalls zur Personaladministration: Arbeitszeitkontrolle, Ferienabrechnung, Krankheitsmanagement und Unfallverwaltung

Ein weiterer zentraler Aspekt der Personaladministration ist die präzise Erfassung und Kontrolle der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden, wobei die Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Bestimmungen zur Arbeitszeit (Überstunden, Überzeiten etc.) beachtet werden sollten. Um eine pünktliche Abwicklung von Ferienanträgen und Auszahlungen von Ferienentschädigungen sicherzustellen, sollte ebenfalls auf eine effiziente Verwaltung und Berechnung von Ferientagen der Mitarbeitenden gesetzt werden. In diesem Zusammenhang können moderne HR-Tools eine bedeutende Hilfe darstellen, um diese Prozesse effektiver und transparenter zu gestalten.

Das Krankheitsmanagement stellt einen weiteren Bereich der Personalverwaltung dar. Er umfasst die Protokollierung und Verwaltung von Krankheitszeiten, wobei strikt auf die Einhaltung aller gesetzlichen Regelungen zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall geachtet werden sollte. Ebenfalls ist bei der Personaladministration die Unfallverwaltung zu beachten, welche die Dokumentation von Arbeitsunfällen und die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen für die Unfallversicherung der Mitarbeitenden einschliesst.

Warum eine effektive Personaladministration wichtig für Unternehmen ist

Von der Talentakquise bis zur Bindung und Motivation der Mitarbeitenden – alles hängt von einer gut strukturierten Personalverwaltung ab. Denn was passiert, wenn der Lohn nicht pünktlich ausbezahlt wird, Ferienanträge nicht bearbeitet werden oder Überstunden einfach unter den Tisch fallen? Die Antwort ist klar: langfristige Demotivation im Team und Kündigungen.

Das Personalmanagement ist ausserdem massgebend mitverantwortlich für einen reibungslosen Betriebsablauf – Fehler können gravierende Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben. Denn in im Personalbereich liegt die Verantwortung dafür, dass wichtige Daten stets griffbereit und auffindbar sind, das Management entlastet wird und eine fundierte Basis für Entscheidungen rund um das Personalwesen besteht.

Die Rolle der Personaladministration geht aber noch weiter: Sie dient als Radar, um Mitarbeiterbedürfnisse zu erkennen und berücksichtigen, und gestaltet aktiv eine gesunde sowie produktive Arbeitsumgebung, in der Mitarbeitende ihr Potenzial entfalten können.

Aber: Administrative Aufgaben im Personalwesen kosten viel Zeit und Geld

Anbetracht der ersichtlichen Komplexität der Personaladministration, stellen sich viele Unternehmen (berechtigt) die Frage: Soll die Personalverwaltung abgewickelt werden oder soll der Schritt zum HR-Outsourcing gewagt werden?

Das Personalwesen ist äusserst wichtig für jede Firma, aber zeit- und kostenintensiv. Viele Arbeitgeber haben keine HR-Abteilung, sondern eine einzige Person, die sich um das Personalwesen kümmert. Umso schwieriger ist es für die Personalverantwortliche, die vielschichtigen administrativen Aufgaben zu bewältigen. Lagert man das Mitarbeitermanagement aus, so entlasten Arbeitgeber ihre HR-Fachperson(en). Diese haben infolgedessen mehr Personalressourcen für wichtige Kernaufgaben wie das Recruiting zur Verfügung.

HR-Outsourcing zählt viele wertvolle Vorteile, darunter folgende:

  • Fachkenntnisse: Spezialisierte Unternehmen, wie zum Beispiel Coople, haben langjährige Expertise und Erfahrung in der Personalverwaltung. Sie sind nicht nur mit den neuesten gesetzlichen Bestimmungen vertraut, sondern halten diese auch stets ein.
  • Ressourceneffizienz: Durch die Auslagerung komplexer Verwaltungsaufgaben können Unternehmen ihre Personalwesen-Kernkompetenzen effektiver nutzen. Die zur Verfügung stehende Zeit wird zum kostbaren Gut, das für wichtige Aufgaben eingesetzt werden kann.
  • Risikoreduktion: Die Personaladministration ist von rechtlichen Fallstricken gespickt. Doch dank HR-Outsourcing übernehmen externe Fachpersonen die Verantwortung und Haftung für Unternehmen.
  • Flexibilität: Arbeitgeber können durch Auslagerung schneller und flexibler auf Änderungen reagieren. Es wird keine Zeit mit administrativen Hindernissen verschwendet, sondern effizient in Entscheidungsprozesse und Strategieentwicklung investiert.
  • Kosteneffizienz: Internes Personal benötigt oft Schulungen und ständige Weiterbildung, um auf dem neuesten Stand des Mitarbeitermanagements zu bleiben. Mit HR-Outsourcing entfällt dieser Aufwand, da die Anbieter zwingend auf aktuelles Fachwissen angewiesen sind.

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Kurzum: HR-Outsourcing stellt nicht nur eine Möglichkeit dar, Zeit und Geld zu sparen, sondern versichert Unternehmen auch eine risikofreie und rechtskonforme Abwicklung administrativer Aufgaben.

Wie Coople Ihre Personaladministration optimiert und damit Ihr Arbeitgeberimage stärkt

Personaladministration geht dank HR-Outsourcing also auch unkompliziert. Wenn Coople beispielsweise als Personalverleiher zum rechtlichen Arbeitgeber wird und alle administrativen Aufgaben übernimmt oder einzig die Personaladministration verwaltet, profitiert das Unternehmen von optimierten und schnellen Prozessen – und das Team von wertvollen verfügbaren Personalressourcen. Coople bietet einen Personalservice in Form von zwei Lösungen an, CoopleFlex und CooplePayrolling.

Bei unserer Lösung CoopleFlex können Sie über unsere Plattform 24/7 unkompliziert flexible temporäre Arbeitskräfte finden, anstellen und verwalten. Dabei übernimmt Coople als rechtlicher Arbeitgeber die gesamte Personalverwaltung und digitalisiert die HR-Prozesse für eine höhere Effizienz. Coople kümmert sich um die administrativen Aufgaben wie Arbeitserlaubnis und Berufserfahrung prüfen, die Lohnbuchhaltung sowie die erstellung Arbeitszeugnisse. Diese Schritte fallen so für Firmen weg. Sie kümmern sich lediglich um die Auswahl und Organisation der Arbeitskräfte.

Mit CooplePayrolling hingegen können Sie die aufwendige Personaladministration ganz einfach an Coople auslagern, während sich Ihr Unternehmen selbst um das Recruiting kümmert. Die vom Unternehmen ausgewählten Kandidaten werden selbständig geprüft und schliesslich an Coople übergeben, sodass wir während der Beschäftigungsdauer der rechtliche Arbeitgeber sind und die Arbeitskräfte an das Unternehmen verleihen. Das Mitarbeitermanagement übernimmt in diesem Fall ebenfalls Coople.

Wertvolle Ressourcen im Personalwesen effizienter nutzen.

Verlieren Sie keine Zeit mehr mit zeitraubenden administrativen Aufgaben. Unsere Lösungen ermöglichen es Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und wertvolle Ressourcen im Personalwesen effizient einzusetzen.

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