Offene Stellen gehören für fast alle Unternehmen zum Alltag. Solange sie planbar sind, lassen sie sich gut steuern.
Zum Problem werden sie erst dann, wenn sie ungeplant entstehen oder länger offen bleiben als vorgesehen. In diesem Moment wirken sich Verzögerungen direkt auf den Betrieb aus.
Häufig wird die Ursache ausserhalb des Unternehmens gesucht: Fachkräftemangel, zu wenig qualifizierte Bewerbende oder veränderte Erwartungen von Kandidaten. Doch in vielen Fällen scheitert die Besetzung nicht an der Verfügbarkeit von Arbeitskräften, sondern an fehlender Planung und langsamer Umsetzung.
Gerade in dynamischen Umfeldern entsteht Personalbedarf oft kurzfristig, etwa durch Ausfälle, Nachfrageschwankungen oder saisonale Spitzen. Wer zu spät mit der Besetzung beginnt, gerät unter Zeitdruck. Die Time-to-Hire steigt, Abläufe geraten ins Stocken, und operative Lücken müssen improvisiert geschlossen werden.
Unternehmen, die flexibel planen und früh Zugriff auf einsetzbare Arbeitskräfte haben, können diesen Druck abfedern. Die Frage ist also nicht nur, wie schnell eingestellt wird, sondern wie der Bedarf so gesteuert wird, dass der Betrieb handlungsfähig bleibt.
In diesem Artikel geht es um die Fragen, die sich viele Führungskräfte stellen: Warum bleiben Rollen offen, warum dauern Besetzungen so lange, und was verkürzt die Time-to-Hire wirklich?
Time-to-Hire beschreibt die Zeitspanne zwischen dem ersten Kontakt mit einer Kandidatin oder einem Kandidaten und der verbindlichen Zusage. Sie beginnt also nicht mit dem internen Bedarf und endet nicht erst am ersten Arbeitstag, sondern misst, wie effizient und entscheidungsfähig ein Unternehmen im eigentlichen Anstellungsprozess ist.
In der Praxis wird Time-to-Hire jedoch häufig falsch interpretiert oder mit anderen Kennzahlen vermischt.
Ein häufiger Irrtum ist die Gleichsetzung von Time-to-Hire mit Time-to-Fill:
Während Time-to-Hire primär die Prozess- und Entscheidungsgeschwindigkeit widerspiegelt, zeigt Time-to-Fill, wie gut Personalplanung und Umsetzung ineinandergreifen.
Gerade in Branchen mit wechselndem Bedarf, etwa in der Logistik oder im Retail, liegt das eigentliche Problem oft davor: Der Bedarf wird zu spät erkannt, Rollen sind nicht klar definiert oder Freigaben verzögern sich.
Die Folge ist eine scheinbar „lange Time-to-Hire“, obwohl der Engpass bereits früher entstanden ist. Wer die Time-to-Hire nachhaltig verkürzen will, muss deshalb nicht nur schneller rekrutieren, sondern zuerst verstehen, wo im Gesamtprozess Zeit verloren geht.
Eine der häufigsten Fragen rund um die Time-to-Hire lautet: Wie lange dauert es eigentlich, bis eine Stelle besetzt ist?
Aktuelle Daten zeigen, dass durchschnittlich rund 70 Tage zwischen der Veröffentlichung einer Stelle und der Besetzung vergehen. Dabei entstehen in der Regel etwa 3,2 Tage bis zur ersten Bewerbung und rund 21 Tage bis zum ersten Interview. Der grösste Teil der Zeit entfällt allerdings auf die Phase nach dem ersten Gespräch bis zur finalen Entscheidung.
Auch zwischen operativ geprägten Branchen zeigen sich deutliche Unterschiede bei der Dauer bis zur Anstellung.
In Transport und Logistik liegt die durchschnittliche Time-to-Hire bei rund 85 Tagen und damit deutlich über dem Gesamtdurchschnitt. Prozesse sind hier häufig von kurzfristigem Bedarf, Schichtabhängigkeiten und begrenzten Entscheidungsspielräumen geprägt, was die Besetzung zusätzlich verzögert.
Im Gastgewerbe geht es hingegen schneller: Offene Stellen werden im Schnitt nach 53,7 Tagen besetzt. Trotz saisonaler Schwankungen und hoher Fluktuation sorgen klar definierte Rollen und standardisierte Prozesse oft für kürzere Anstellungszeiten.
Auch im Detailhandel liegt die Dauer bis zur Anstellung unter dem Durchschnitt. Rollen mit klaren Anforderungsprofilen und wiederkehrendem Bedarf lassen sich hier vergleichsweise zügig besetzen, sofern Planung und Freigaben rechtzeitig erfolgen.
In der Praxis sind es jedoch weniger die absoluten Tage oder Wochen, die Probleme verursachen, sondern die fehlende Transparenz und Vorhersagbarkeit:
Genau hier setzen flexible Arbeitsmodelle an. Wenn ein sich ändernder Bedarf nicht jedes Mal neu aufgefangen werden muss, sondern Teil der laufenden Planung ist, bleibt der Betrieb handlungsfähig, auch bei schwankender Nachfrage oder längeren Besetzungszeiten.
Die Time-to-Hire verliert damit ihren unmittelbaren operativen Druck, ohne an strategischer Relevanz zu verlieren.
Wenn Rollen zu lange offen bleiben, merkt das der Betrieb sofort: Schichten müssen spontan umverteilt werden, Teams übernehmen zusätzliches Arbeitspensum, und wichtige Aufgaben bleiben liegen.
Diese Verzögerungen sind nicht nur organisatorisch, sondern auch finanziell spürbar: Studien zeigen, dass unbesetzte Stellen Verluste von bis zu rund 5 Milliarden CHF pro Jahr verursachen, weil Schlüsselpositionen zu lange unbesetzt bleiben und Produktivität verloren geht.
Zusätzlich wird bei Schweizer Arbeitsmarktdaten deutlich, dass die Kosten für die Besetzung einer Stelle im Durchschnitt etwa 16 Wochen Lohnzahlungen entsprechen, wenn man Such-, Auswahl- und Anpassungskosten berücksichtigt.
Unternehmen können diese verdeckten Kosten automatisch reduzieren, wenn sie ihre Time-to-Hire verringern. Eine grössere Zahl an Bewerbungen allein löst dieses Problem allerdings nicht, wenn die Planung und Einsatzfähigkeit nicht verbessert werden.
In den meisten Betrieben kommen mehrere Ursachen zusammen, die sich gegenseitig verstärken. Entscheidend ist: Diese Verzögerungen sind branchenübergreifend und grösstenteils intern verursacht.
Ausfälle, Nachfrageschwankungen oder Fluktuation bauen sich über Tage oder Wochen auf, bevor sie als echtes Problem wahrgenommen werden.
Wenn Personalbedarf erst dann sichtbar wird, wenn Abläufe bereits unter Druck geraten, ist der Anstellungsprozess von Anfang an reaktiv geprägt. Entscheidungen müssen unter Zeitdruck getroffen werden, Prioritäten verschieben sich, und jede Verzögerung wirkt sich unmittelbar auf den Betrieb aus.
In stark operativen Umfeldern wie der Logistik oder dem Detailhandel ist diese Dynamik besonders ausgeprägt: Personalplanung und Realität laufen auseinander, während operative Führungskräfte versuchen, entstandene Lücken kurzfristig zu schliessen.
Ein weiterer Bremsfaktor liegt weniger in formalen Prozessen als in unklaren Abläufen im Alltag. Zuständigkeiten wechseln je nach Situation, Informationen werden mehrfach weitergegeben oder gehen unterwegs verloren.
Die Folgen zeigen sich schnell:
So verlängert sich die Time-to-Hire, obwohl grundsätzlich passende Kandidatinnen und Kandidaten vorhanden wären.
Für Kandidatinnen und Kandidaten zeigen sich Verzögerungen dort, wo Kommunikation stockt: lange Wartezeiten nach Bewerbungen oder Gesprächen, fehlende Rückmeldungen und unklare nächste Schritte. Das wirkt nicht nur unkoordiniert, sondern untergräbt Vertrauen.
Über 50% der Schweizer Fachkräfte geben an, dass ihr Interesse an einer Stelle sinkt, wenn der Anstellungsprozess länger als vier Wochen dauert.
Geeignete Kandidaten springen ab oder entscheiden sich für andere Angebote. Die Candidate Experience leidet und die Time-to-Hire verlängert sich weiter, obwohl der Engpass längst im Prozess liegt.
Viele Initiativen zur Verkürzung der Time-to-Hire setzen auf mehr Reichweite: zusätzliche Kanäle oder mehr Ausschreibungen. In der operativen Realität greifen diese Ansätze jedoch oft zu kurz.
Wenn Personalbedarf erst dann sichtbar wird, wenn es bereits brennt, lässt sich Geschwindigkeit kaum noch herstellen.
Entscheidend ist nicht, wo gesucht wird, sondern wie früh Bedarf geplant und wie nahtlos Planung und Besetzung ineinandergreifen.
1. Personalbedarf frühzeitig und datenbasiert planen
Unternehmen mit stabiler Time-to-Hire wissen früh, wann und wo sie Personal benötigen. Sie planen nicht erst, wenn Ausfälle oder Peaks auftreten, sondern arbeiten mit Prognosen, Erfahrungswerten und aktuellen Betriebsdaten.
Gerade in stark operativen Umfeldern schafft diese Transparenz die Voraussetzung dafür, Personal rechtzeitig einzuplanen – und im Bedarfsfall sofort handeln zu können, statt unter Zeitdruck reagieren zu müssen.
2. Rollen, Einsatzzeiten und Anforderungen klar festlegen
Verzögerungen entstehen häufig dort, wo Rahmenbedingungen unklar bleiben. Wenn Einsatzdauer, Arbeitszeiten oder Qualifikationen erst im laufenden Prozess definiert werden, entstehen Rückfragen, Abstimmungen und unnötige Schleifen.
Ein typisches Beispiel: In einem Detailhandelsbetrieb wird kurzfristig Unterstützung gesucht, aber Einsatzzeiten, Mindestdauer oder benötigte Erfahrung sind nicht eindeutig festgelegt. Kandidaten bewerben sich, Rückfragen häufen sich, Schichten müssen angepasst werden, und die Besetzung verzögert sich, obwohl grundsätzlich genügend Personal verfügbar wäre.
Klare Vorgaben im Vorfeld führen zu schnelleren Entscheidungen, weniger Koordinationsaufwand und einer besseren Candidate Experience. Kandidaten wissen früh, worauf sie sich einlassen, und Unternehmen vermeiden Verzögerungen, die nichts mit dem Arbeitsmarkt zu tun haben.
3. Planung und Besetzung operativ verzahnen
In der Praxis scheitert Geschwindigkeit selten am Finden von Arbeitskräften, sondern an der Umsetzung. Bedarf ist zwar bekannt, aber nicht konkret freigegeben, nicht ausreichend definiert oder nicht direkt besetzbar. Die Folge sind Wartezeiten, Abstimmungen und Verzögerungen – selbst dann, wenn grundsätzlich Personal verfügbar wäre.
Unternehmen verkürzen ihre Time-to-Hire dann nachhaltig, wenn Planung und Einsatzsteuerung zusammenlaufen. Sobald Bedarf feststeht, muss Besetzung unmittelbar möglich sein – ohne zusätzliche Freigabeschleifen oder Systembrüche.
Mit Coople lassen sich Personalbedarf und Besetzung genau an dieser Stelle zusammenführen: Unternehmen planen Einsätze vorausschauend und können bei Bedarf direkt auf verfügbare Arbeitskräfte zugreifen. So entsteht steuerbare Personalverfügbarkeit, und eine Time-to-Hire, die nicht von Reaktionszeit, sondern von Planung bestimmt wird.
In einzelnen Fällen kann daraus auch eine langfristige Zusammenarbeit entstehen, wenn sich Einsätze bewähren.
Wie stark sich Time-to-Hire verkürzen lässt, zeigt sich besonders in volatilen Umfeldern mit temporären Einsätzen. Coople unterstützt Unternehmen dabei, Personalbedarf frühzeitig zu planen und offene Einsätze sofort zu besetzen, statt erst dann zu reagieren, wenn Engpässe bereits den Betrieb beeinträchtigen.
Die folgenden Beispiele aus der Praxis zeigen, wie Organisationen aus unterschiedlichen Branchen Planung und Umsetzung mit Coople zusammenführen und ihre Time-to-Hire auch unter Zeitdruck steuerbar halten.
Gesundheitswesen: Verlässliche Besetzung trotz kurzfristigem Bedarf
Im Gesundheitswesen führen Ausfälle oder schwankende Belegung schnell zu akutem Personalbedarf. Eine Pflegeorganisation nutzt Coople, um mit vorbereiteten Favoriten-Pools zu arbeiten: bekannte, einsatzfähige Fachkräfte stehen bereits bereit, bevor Schichten unbesetzt bleiben.
Statt langwierige Prozesse zu starten, kann der Bedarf unmittelbar besetzt werden. Das reduziert den administrativen Aufwand, verhindert Notlösungen und verkürzt die Time-to-Hire deutlich, gerade in Situationen, in denen jede Schicht zählt.
Logistik: Planung entlang von Peaks statt Reaktion unter Druck
Ein Logistikunternehmen mit saisonalen Auftragsspitzen mit saisonalen Auftragsspitzen plant seinen Personalbedarf mit Coople auf Basis vergangener Volumen und Kampagnen. Steigt der Bedarf, stehen eingearbeitete Arbeitskräfte sofort zur Verfügung, ohne Ausschreibungen oder zusätzliche Freigabeschleifen.
Die Time-to-Hire verlagert sich damit vom Moment des Peaks in die Planung und verliert ihren operativen Druck.
Retail: Schichten besetzen, bevor Umsatz verloren geht
Im Schweizer Detailhandel entstehen Personallücken häufig kurzfristig – etwa bei Ausfällen oder wechselnden Verfügbarkeiten von Studierenden. Eine der grössten Supermarktketten der Schweiz nutzt Coople, um die Planung und Besetzung ihres Studentenpools zentral zu steuern.
Filialen erkennen ihren Bedarf früh und können Einsätze direkt veröffentlichen und besetzen. Einsatzzeiten, Anforderungen und Verfügbarkeiten sind im Vorfeld klar definiert, geeignete Studierende sind bereits geprüft und einsatzbereit. So werden Abstimmungen reduziert, Entscheidungen beschleunigt und die Time-to-Hire verkürzt, bevor unbesetzte Schichten den Betrieb oder Umsatz beeinträchtigen.
Branchenübergreifend zeigt sich: Der gezielte Einsatz flexibler Arbeitskräfte kann die Time-to-Hire verkürzen, weil operative Lücken nicht erst im Anstellungsprozess entstehen.
Eine gute Time-to-Hire lässt sich nicht pauschal festlegen. Sie hängt von Rolle, Branche und Organisationsstruktur ab. Entscheidend ist weniger der absolute Wert als die Planbarkeit: Unternehmen sollten wissen, wie lange Anstellungen typischerweise dauern und warum. Grosse Abweichungen sind meist ein Zeichen für fehlende Planung oder verzögerte Entscheidungen.
Time-to-Hire misst die Zeit vom ersten Kontakt mit einer Kandidatin oder einem Kandidaten bis zur Zusage. Time-to-Fill umfasst den gesamten Zeitraum vom Erkennen des Personalbedarfs bis zur Besetzung der Stelle.
Während Time-to-Hire vor allem die Prozessgeschwindigkeit abbildet, zeigt Time-to-Fill, wie gut Personalplanung und Umsetzung zusammenarbeiten.
Viele offene Stellen sind kein Bewerberproblem, sondern ein Strukturproblem. Unklare Rollenprofile, langsame Entscheidungen oder fehlende Abstimmung im operativen Alltag führen dazu, dass Bewerbungen liegen bleiben. Ohne klare Planung und Umsetzung verkürzt sich die Time-to-Hire nicht, selbst bei hoher Nachfrage.
Brüche im Einstellungsprozess wirken sich direkt auf die Time-to-Hire aus. Verzögerte Rückmeldungen, unklare nächste Schritte oder lange Wartezeiten führen dazu, dass Kandidaten abspringen oder andere Angebote annehmen. Jede Absage verlängert den Prozess weiter. So entsteht ein sich selbst verstärkender Kreislauf: Operative Verzögerungen werden für Kandidaten sichtbar und verschärfen die Time-to-Hire zusätzlich.
Time-to-Hire entsteht im operativen Alltag. Sie hängt davon ab, wann Filial- oder Standortleitungen Personalbedarf erkennen, wie klar Einsätze definiert sind und wie schnell Entscheidungen getroffen werden. Wenn Bedarf erst sichtbar wird, wenn der Betrieb bereits unter Druck steht, lässt sich Tempo kaum noch herstellen, unabhängig davon, wie Personalanstellung organisiert ist.
Geschwindigkeit entsteht im Alltag – nicht durch zusätzliche Massnahmen, sondern durch klare Steuerung:
So lässt sich die Time-to-Hire verkürzen, ohne den Betrieb weiter zu belasten.
Eine lange Time-to-Hire entsteht nicht nur durch den Arbeitsmarkt. Sie wird vor allem dort zum Problem, wo Bedarf zu spät sichtbar wird, Entscheidungen verzögern sich und Planung und Umsetzung nicht ineinandergreifen.
Unternehmen, die ihren Personalbedarf früh erkennen, Einsätze klar definieren und verbindlich steuern, verkürzen ihre Time-to-Hire messbar. Prozesse werden planbar, Entscheidungen schneller, auch bei schwankender Nachfrage.
Coople verbindet genau diese Ebenen: Planung und Besetzung laufen zusammen. Bedarf wird früh sichtbar, Einsätze lassen sich direkt umsetzen, ohne zusätzliche Schleifen oder Systembrüche. So wird Time-to-Hire nicht zur operativen Bremse, sondern zur steuerbaren Kennzahl.
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