Der Onboarding-Prozess ist mehr als nur eine administrative Pflicht – er bildet den Grundstein für eine langfristige und erfolgreiche Zusammenarbeit mit neuen Mitarbeitenden. In den folgenden Abschnitten erläutern wir, warum ein effektives Onboarding äusserst relevant für Arbeitgeber ist und wie es dazu beiträgt, die Mitarbeiterzufriedenheit nachhaltig hochzuhalten.
Was gehört zum Onboarding-Prozess?
Ein Onboarding-Prozess setzt den Grundstein für einen erfolgreichen Start neuer Mitarbeitenden im Unternehmen. Es handelt sich dabei um einen Einführungs- und Eintrittsprozess, der sicherstellt, dass die neuen Teammitglieder nicht nur mit den operativen Abläufen vertraut sind, sondern auch die Unternehmenskultur verstehen und sich schnell integrieren und wohlfühlen können. Ein effektives Onboarding ist im Idealfall klar strukturiert und fördert die Produktivität von Anfang an. So könnte der gesamte Einführungsplan beispielsweise aussehen:
Eintrittsprozess vor dem Arbeitsantritt
- Formalitäten klären: Arbeitsvertrag, Bankverbindung, Krankenversicherung, Lohnsteuerkarte vorbereiten.
- Kommunikation aufrechterhalten: Wichtige Informationen zum Onboarding-Prozess früh übermitteln, beispielsweise wann und wo der erste Arbeitstag beginnt.
- Einladungen verschicken: Wo möglich, etwa bei relevanten Veranstaltungen, die neuen Mitarbeitenden vor dem ersten Arbeitstag miteinbeziehen.
- Arbeitsplatz vorbereiten: Schreibtisch einrichten, Zugänge gewähren, E-Mail-Adresse einrichten, Laptop und Schlüssel oder Zugangskarte organisieren, Firmenwagen und -telefon bereitstellen, Visitenkarten erstellen.
- Kolleginnen und Kollegen informieren: Teammitglieder in Kenntnis setzen über den bevorstehenden Neuzugang und dem ersten Arbeitstag, damit möglichst viele vor Ort sind.
- Einarbeitungsplan erstellen: Die ersten Arbeitstage des Neuzugangs strukturiert durchplanen und beteiligte Personen im Voraus informieren.
Einarbeitung am ersten Arbeitstag
- Begrüssungsgespräch: Besprechung von Erwartungen und Zielen, Erklärung der Unternehmenswerte und -kultur, Diskussion aktueller Themen, Erwähnung von Arbeitsschwerpunkten
- Vorstellungsrunde und Rundgang im Unternehmen: Kennenlernen der Teammitglieder und der Arbeitsumgebung.
- Mittagessen mit dem Team: Gemeinsames Mittagessen organisieren, um Zugehörigkeitsgefühl von Beginn an zu stärken und den informellen Austausch zu ermöglichen.
- Einarbeitung am eigenen Arbeitsplatz: Einführung in Prozesse und Systeme, um einen reibungslosen Arbeitsstart zu gewährleisten. Schulung zu Arbeitssicherheit und internen Abläufen durchführen.
- Übergabe wichtiger Elemente: Aushändigung von Schlüsseln, Badges oder anderen relevanten Elementen für die Tätigkeit.
Der Onboarding-Prozess endet nicht nach dem ersten Arbeitstag
Gut integrierte Mitarbeitende fühlen sich schneller als produktiver und geschätzter Teil des Unternehmens, was zur langfristigen Mitarbeiterbindung beiträgt. Eine erfolgreiche Integration setzt auf verschiedene Elemente. Dazu gehören regelmässige Feedbackgespräche, um kontinuierliche Inputs zu sammeln und Anpassungen vorzunehmen, um die Zufriedenheit der neuen Mitarbeitenden zu gewährleisten. Es empfiehlt sich auch, Teambuilding-Massnahmen zu organisieren, um den Teamgeist zu fördern und die Integration zu unterstützen. Auch Schulungen und Intro-Sessions in spezifische Unternehmensbereiche oder Projekte, gehören zu einer gelungenen Einarbeitung.
Warum ist ein definierter Onboarding-Prozess so wichtig für Arbeitgeber?
Ohne eine angemessene Einarbeitung schwindet die Motivation neuer Mitarbeitender schnell. Ein klarer Onboarding-Prozess gewährleistet, dass die neuen Teammitglieder von Anfang an die notwendige Unterstützung erhalten und sich möglichst schnell proaktiv im Unternehmen einbringen können. Dies wiederum reduziert die Fluktuation erheblich, da gut integrierte Mitarbeitende weniger dazu neigen, das Unternehmen frühzeitig – beispielsweise noch während der Probezeit – zu verlassen. Eine hohe Fluktuationsrate wirkt sich zudem negativ auf das Image des Unternehmens aus.
Obwohl die Implementierung eines strukturierten Onboarding-Prozesses zeit- und kostenaufwendig sein kann, zahlt es sich langfristig aus. Die Kosten für die Rekrutierung neuer Mitarbeitender sind letztendlich höher als die Investition in ein effektives Onboarding.
Ein definierter Onboarding-Prozess gewährleistet auch, dass wichtige Prozesse und Standards von Anfang an vermittelt werden. Dies führt dazu, dass gleich von Beginn an alles reibungslos abläuft und die Anzahl Fehler minimiert wird. Gleichzeitig stellt ein guter Onboarding-Prozess sicher, dass die Arbeitsqualität von neunen Mitarbeitenden von Beginn an hoch ist.
Wie gelingt eine gute Einarbeitung?
Eine wirksame Einarbeitung erfordert nicht nur einen durchdachten Prozess, sondern auch spezifische Grundlagen im Unternehmen, um optimal zu funktionieren. Dazu zählt die Entwicklung einer offenen und freundlichen Unternehmenskultur, die neuen Teammitgliedern ein herzliches Willkommen bietet, sowie die Etablierung von Mentoring-Programmen zur Förderung des Wissensaustauschs und zur Begleitung neuer Mitarbeitenden. Die Schaffung offener Kommunikationswege erleichtert es neuen Mitarbeitenden, Fragen zu stellen und Anliegen zu äussern. Dabei ist es entscheidend, Aufgaben und Erwartungen klar zu kommunizieren. Die Implementierung regelmässiger Rückmeldungen, sei es durch Mitarbeitergespräche oder 1:1-Sitzungen, gewährleistet eine konstruktive Kommunikation im Einarbeitungsprozess.
Spezialfall: Onboarding-Prozess für temporäre Mitarbeitende
Wer regelmässig auf temporäre Ressourcen zurückgreifen muss, kann oftmals nicht für jeden Mitarbeitenden einen individuellen Onboarding-Prozess zusammenstellen. Hier ist sind effiziente Strategien gefragt, um sicherzustellen, dass temporäre Mitarbeitende in begrenzter Zeit produktiv arbeiten können.
Standardisierte Einarbeitungspläne bieten hier eine Lösung, indem sie grundlegende Informationen, Prozesse und Erwartungen klar vermitteln. Ergänzend dazu beschleunigen digitale Schulungen, die Mitarbeitende eigenständig durchführen können, den Onboarding-Prozess. Eine beliebte Praxis ist auch das „Buddy-System“, bei dem erfahrene Teammitglieder als Ansprechpartner für temporäre Mitarbeitende fungieren. Diese bewährte Methode fördert einen reibungslosen Wissenstransfer und erleichtert die Integration in das bestehende Team.
Trotz ihrer Effizienz erfordern diese Onboarding-Ansätze und Eintrittsprozesse für Stundenlöhner einen signifikanten Zeitaufwand. Die Erstellung von individuellen Unterlagen und Schulungen für jede temporäre Position stellt dabei eine ressourcenintensive Herausforderung dar. Glücklicherweise gibt es auch externe Unterstützung hierfür.
Arbeitssicherheit bei der Einarbeitung von temporären Mitarbeitenden
Temporäre Mitarbeitende haben oft ein erhöhtes Unfallrisiko am Arbeitsplatz, insbesondere wenn sie neu in einem Betrieb arbeiten. Damit alle Prozesse sicher ablaufen können, ist es wichtig, dass alle Beteiligten wissen, wie sie sich sicher zu verhalten haben und wie sie im Falle eines Unfalls reagieren müssen. Deshalb ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Mitarbeitenden über mögliche Gefahren und Verhaltensregeln zu informieren. Zudem müssen Erste-Hilfe-Sets, Alarmierungspläne, Feuerlöscher, Fluchtwege und Sammelplätze zur Verfügung stehen, um die Sicherheit der temporären Mitarbeitenden zu gewährleisten. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass Schutzausrüstung und sichere Arbeitsmittel zur Verfügung stehen. Die Mitarbeitenden hingegen müssen Schutzausrüstung tragen und wissen, wo sich Erste-Hilfe-Sets, Alarmierungspläne, Feuerlöscher, Fluchtwege und Sammelplätze befinden. Bei Gefahr gilt stets die Regel: „Stopp – Erst weiterarbeiten, wenn die Gefahr behoben ist.“
Effizienz im Onboarding-Prozess mit dem Favoritenpool
Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann zeitaufwendig sein, insbesondere – wie zuvor erwähnt – im Bereich der temporären Arbeit. Hier kommen die Favoritenpools von Coople als effektive Unterstützung im Onboarding-Prozess zum Einsatz. Dank dieses Favoritenpools wird Ihre Personalplanung deutlich einfacher: Kreieren Sie personalisierte Gruppen von top-bewerteten Arbeitskräften, die sie schnell und einfach immer wieder anstellen können und ersparen Sie sich das mühsame Sichten von Bewerbungen. So haben Sie Zugriff auf eine Auswahl von Mitarbeitenden mit bestimmten Fähigkeiten, die Sie regelmässig anstellen oder bei kurzfristigen Engpässen einsetzen können. Durch die Möglichkeit, auf vertraute Mitarbeitende zurückzugreifen, entfällt auch die Notwendigkeit, Personal immer wieder neu zu einzuschulen.