Warum ein schneller Rekrutierungsprozess wichtig ist

Der Mangel an qualifizierten Arbeitskräften beschäftigt weiterhin auch in der Schweiz viele Unternehmen. Umso wichtiger ist es daher, einen möglichst einfachen und effizienten Rekrutierungsprozess zu schaffen, um zusätzliche Kosten, Zeitverlust und Ineffizienz zu vermeiden. In diesem Artikel gehen wir auf die Wichtigkeit einer schnellen Personalbeschaffung ein, welche Auswirkungen ein schleppender Prozess auf das Unternehmen hat und wie Coople Rekrutierungsprozesse effizienter und schneller gestaltet.

Was in einem Rekrutierungsprozess enthalten ist

Wenn temporäres Pflegepersonal Schichten frei wählen kann und Festangestellte nehmen müssen, was übrigbleibt, dann kann das natürlich zu unbefriedigenden Spannungssituationen führen.

In der Regel besteht ein Rekrutierungsverfahren aus mehreren Etappen. Dazu gehören in einem ersten Schritt die Evaluierung und Bestimmung des gesuchten Profils. Sobald festgelegt wurde, welche Kompetenzen und Erfahrungen gesucht werden, wird in einem zweiten Schritt die Stellenanzeige veröffentlicht. Anschliessend folgt die Überprüfung der Bewerbungen, Telefoninterviews bzw. Vorabprüfungen der Bewerber, das Führen von Bewerbungsgesprächen, Referenzeinholungen und zu guter Letzt die Anstellung der Kandidaten. Eine gut strukturierte Personalbeschaffung ermöglicht es einem Unternehmen, die besten Kandidaten zu identifizieren, zu beurteilen und anzustellen, ohne dabei wertvolle Zeit zu verlieren. Denn je länger dieser Prozess dauert, desto höher sind auch die Kosten. Daher ist es wichtig, das Anstellungsverfahren so effizient wie möglich zu gestalten, ohne dabei die Qualität und Quantität der Bewerbenden zu beeinträchtigen. Doch wie lässt sich dies erreichen?

Die Besetzungsdauer einer Stelle und der Unterschied zwischen time-to-hire und time-to-fill

Im Recruiting-Bereich gibt es zwei Begriffe, die im Zusammenhang mit der Personalrekrutierung neuer Mitarbeitenden immer wieder genannt werden: time-to-hire und time-to-fill. Diese beiden Begriffe beziehen sich auf Kennzahlen der Personalbeschaffung. Sie unterscheiden sich zwar von Unternehmen zu Unternehmen und von Branche zu Branche, dennoch können sie wichtige Erkenntnisse darüber liefern, wie effizient bestehende Anstellungsprozesse sind, damit allenfalls Optimierungen vorgenommen werden können.

Der Begriff time-to-hire beschreibt die Zeitspanne (Anzahl Tage) zwischen dem Ausschreibungsdatum und der Besetzung einer Stelle. Die time-to-hire bildet also die Effizienz des Anstellungsprozesses aus Sicht der KandidatInnen ab.

Die time-to-fill hingegeben misst die Zeit zwischen dem Stellenantrag an die Personalabteilung bis hin zur tatsächlichen Besetzung der offenen Stelle. Sie bietet somit einen Überblick darüber, wie lange der gesamte Anstellungsprozess auf Unternehmensseite dauert.

Sowohl bei der time-to-hire als auch bei der time-to-fill kann die durchschnittliche Zeit je nach Branche stark variieren. Zudem sind auch die verschiedenen Fähigkeiten und Anforderungen an die Positionen sowie die Level-Positionen (Junior/Senior) zu berücksichtigen.

Die Auswirkungen eines langsamen Rekrutierungsprozesses

Ein langsamer Rekrutierungsprozess hat mehrere negative Auswirkungen auf das Unternehmen.

Zum einen steigen die Kosten erheblich, wenn der Anstellungsprozess verlängert wird, da zusätzliche Ausgaben für Personalleistungen und Zeitverluste schnell zu einer erheblichen finanziellen Belastung werden. Somit verschwenden Unternehmen Ressourcen, die andernfalls in anderen Geschäftsfeldern mit höherer Dringlichkeit nötig gewesen wären. Bestehende Teams verlieren an Produktivität und müssen zusätzliche Aufgaben von Arbeitskollegen übernehmen.

Eine lange Wartezeit auf eine Rückmeldung kann Unsicherheit verursachen, denn die Bewerbenden wissen nicht, ob ihr Interesse überhaupt wahrgenommen wurde oder wie ihre Chancen stehen.

Viele Bewerbende suchen oft nicht nur bei einem Unternehmen, sondern bewerben sich parallel bei mehreren. Qualifizierte Kandidaten könnten das Interesse an der Stelle verlieren und sich für andere Jobangebote entscheiden, während das rekrutierende Unternehmen noch in der Evaluierungsphase ist. Es verliert somit wertvolle Talente, was im schlimmsten Fall zu einer Nicht-Besetzung der Stelle führt.

Auch der Ruf des Unternehmens leidet unter Umständen, wenn Bewerber negative Erfahrungen mit dem Bewerbungsprozess machen und diese dann online teilen.

All dies gilt es zu vermeiden.

Wie Coople Rekrutierungsprozesse effizienter und schneller gestaltet

Coople verleiht flexibles Personal für temporäre Anstellungen über ihre digitale Plattform. Oftmals besteht unmittelbar personeller Bedarf, da zum Beispiel eine Arbeitskraft krankheitsbedingt ausgefallen ist, unvorhersehbare oder saisonale Nachfragespitzen bestehen oder Kernteams überlastet sind. Flexible Personallösungen sind gefragt und es muss schnell gehen.

Im Schnitt erhalten Unternehmen innerhalb von wenigen Stunden oder gar Minuten erste Bewerbungen auf offene, temporäre Einsätze, die auf der Coople Plattform veröffentlicht werden und stellen so in wenigen Tagen passende Arbeitskräfte an. Die time-to-hire ist folglich äusserst effizient.

Schnelle und zeitnahe Anstellungsentscheide wirken sich stark auf das Commitment und die Motivation der Arbeitnehmenden aus. Rasch auf Bewerbungen zu reagieren und geeignete Kandidatinnen und Kandidaten einzustellen, schafft eine positive Dynamik, die sich in der Arbeitszufriedenheit und dem Engagement der Mitarbeitenden widerspiegelt.

Um Einsatzbetriebe daran zu erinnern, schnell anzustellen, weist Coople auf der Plattform aktiv darauf hin, wie viele Bewerber derzeit auf eine Antwort warten.

Was macht Coople anders? Dank digitaler Möglichkeiten veröffentlichen Unternehmen offene Stellen innerhalb von wenigen Minuten und greifen danach sofort auf einen Mitarbeitenden-Pool von über 600‘000 registrierten Arbeitnehmenden zu. Diese Fachkräfte sind bereits auf ihre angegebenen Qualifikationen und Arbeitserlaubnis geprüft.

Im Gegensatz zu allen klassischen Personaldienstleistern bietet Coople rund um die Uhr einen enorm schnellen Service und maximale Transparenz etwa hinsichtlich Ausbildung und Erfahrung der Mitarbeitenden. Unternehmen publizieren ihre Vakanz auf der Coople Plattform oder über die Business App selbstständig und legen dabei den Stundenlohn, den sie für die Arbeit zu zahlen bereit sind, selbst fest. Anschliessend matcht die Coople Plattform den Personalbedarf mit den am besten passenden Kandidatinnen und Kandidaten in Echtzeit. Die flexiblen Mitarbeitenden sehen die Jobs in ihrer Region und bewerben sich bei Interesse für die entsprechenden Schichten. Der Kunde sichtet die Bewerber und wählt aus.

Kosten entstehen nur, wenn effektiv Personal angestellt wird. Diese errechnen sich aus dem definierten Lohn multipliziert mit einem geringen Verleihfaktor. Darin enthalten ist auch die gesamte Personaladministration inklusive Auszahlung der Löhne und Abrechnung bei den Sozialversicherungen.

Im Unterschied zu anderen Personaldienstleistern erhält der Kunde also keinen unbekannten Mitarbeiter zu einem vom Verleiher bestimmten Preis, sondern er bestimmt die Konditionen und wählt die am besten passende Kandidaten selbst aus. Haben sich Arbeitnehmende bewährt, können sie zudem für zukünftige Rekrutierungsprozesse über sogenannte Favoriten-Pools jederzeit wieder direkt über Jobs informiert oder auch nach dem Try and Hire Prinzip in Festanstellungen übernommen werden.

Wenn’s brennt, muss es schnell gehen: Maximieren Sie Ihre time-to-fill

Ein schneller und erfolgreicher Rekrutierungsprozess ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um qualifizierte Kandidaten zu gewinnen, insbesondere, wenn unmittelbarer Bedarf besteht. Je länger der Rekrutierungsprozess dauert, desto wahrscheinlicher ist es, dass qualifizierte Bewerber abspringen oder sich für anderes Stellenangebot entscheiden. Überzeugen Sie sich selbst, erstellen Sie noch heute einen kostenlosen Account und sparen Sie sich Kosten und Mühe bei der Rekrutierung.