Klassische Dienstplaner sind oft auf festangestellte Mitarbeitende ausgelegt, flexible Arbeitskräfte oder Temporärmitarbeitende werden dabei schnell zur Nebensache.
Das Resultat: Führungskräfte verbringen unzählige Stunden damit, Schichten manuell zu füllen, Verfügbarkeiten nachzuführen und Änderungen zu kommunizieren – und das alles, während sie gleichzeitig die Servicequalität aufrechterhalten müssen.
Ein Lagerhaus kann plötzlich mit einer Flut von kurzfristigen Bestellungen konfrontiert sein, eine Filiale erlebt unerwartet erhöhten Kundenandrang oder ein Detailhändler wird am Black Friday überrannt.
Managerinnen und Manager müssen dann in kürzester Zeit Schichtpläne für mehrere Standorte jonglieren, und gleichzeitig den Betrieb reibungslos am Laufen halten und Personalkosten kontrollieren.
Fehlende Transparenz bei Personalbeständen und Budgets erschwert eine vorausschauende Planung zusätzlich. Es ist unklar, wo flexible oder auf der Lohnliste stehende Mitarbeitende eingesetzt sind, wie ihre Leistung aussieht oder wie sich die Nachfrage entwickeln wird.
Das führt zu ständigen Notlösungen, überlasteten Teams und enormem Druck auf die operative Leitung.
Für Unternehmen, die auf eine Mischung aus eigenen flexiblen Mitarbeitenden und Temporärkräften angewiesen sind, ist ein smarter Dienstplaner entscheidend, um Kontrolle, Effizienz und Servicequalität an allen Standorten sicherzustellen.
Im Gegensatz zu klassischen Lösungen ermöglicht Cooples Flexwork Plattform Führungskräften, sowohl ihre eigenen flexiblen Teams als auch externe Arbeitskräfte nahtlos zu managen und planen.
Alle Schichten werden in einer Plattform gebündelt. Das senkt die Abhängigkeit von teuren Personaldienstleistern, reduziert den administrativen Aufwand und verschafft volle Transparenz über den Personaleinsatz.
So funktioniert es:
Festangestellte, Temporärkräfte und Coopler (Cooples geprüfte, externe Arbeitskräfte) lassen sich gemeinsam in einem System planen.
Wenn ein Lagerhaus zum Beispiel während des Black Friday mit einem 30%-Anstieg der Sendungen konfrontiert ist, sehen Manager nicht nur, wer verfügbar ist, sondern können bei Bedarf auch direkt Coopler einsetzen, um Schichten abzudecken.
Coople übernimmt Verträge, Lohnabrechnung und Compliance, sodass das Sie Ihre Produktivität steigern und Verwaltungskosten reduzieren können.
Dienstpläne können sofort und standortübergreifend aktualisiert werden.
Während eines umsatzstarken Wochenendes im Detailhandel können Manager Schichten je nach erwartetem Kundenaufkommen anpassen, Mitarbeitende gezielt an Kassen oder ins Warenmanagement einteilen und die Personalkosten im Budget halten – ohne Doppelbuchungen oder überforderte Teams.
Personalbestände, Schichtabdeckung und Kosten über alle Standorte hinweg sind in einem Dashboard sichtbar.
Ein regionaler Operations Manager kann so Personal zwischen Lagern und Filialen verschieben, Nachfrageprognosen erstellen und zusätzliche Schichten aus dem flexiblen Pool planen – mit konstant hoher Servicequalität und weniger Last Minute Stress.
Mit der Flexwork Plattform wird Personalplanung von einer reaktiven, zeitaufwändigen Aufgabe zu einem proaktiven und gut steuerbaren Prozess.
Im Detailhandel und in der Logistik kann ein moderner Dienstplaner, der in eine Plattform wie Coople eingebettet ist, den Unterschied zwischen hektischem Reagieren und vorausschauendem Handeln ausmachen.
Ein Unternehmen aus dem Detailhandelsbereich stand etwa vor der Herausforderung, während des Black Friday genügend Lagerpersonal einzusetzen. Klassische Temporärbüros konnten nicht zuverlässig liefern. Mit Coople baute das Unternehmen innert zwei Wochen einen Pool von neun bewährten Lagerarbeitenden auf. Bei kurzfristigen Ausfällen konnten diese sofort einspringen. So waren alle Schichtenbesetzt, die Verkaufsziele wurden übertroffen, und das ganz ohne zusätzlichen Administrationsaufwand.
Auch eine international bekannte Schmuckmarke musste für saisonale Peaks ihre Logistikprozesse skalieren. Mit einem Grundpool aus Cooplern und eigenen flexiblen Mitarbeitenden konnte das Unternehmen problemlos von 50 auf 205 Personen hochfahren – voll vorselektiert und geschult, sodass die Produktivität selbst in Spitzenzeiten konstant hoch blieb.
Ein Detailhandelsunternehmen wiederum stand vor der Aufgabe, sowohl Filialen als auch ein zentrales Warenlager zuverlässig zu besetzen. Mit einem konsistenten Pool aus trainierten Cooplern konnte das Unternehmen Schritt für Schritt aufstocken und so die Prognosen erfüllen. Letztlich wurden kurzfristige Lücken innert Stunden geschlossen und über acht Wochen hinweg eine Schichtstabilität von 88% erreicht.
Diese Beispiele zeigen klar die Vorteile eines modernen Dienstplaners:
Weitere Erfolgsgeschichten und Case Studies finden Sie hier.
Eine moderne End-to-End-Lösung wie Coople bietet einen zentralen Ort, um alle Mitarbeitenden zu planen, Schichten in Echtzeit anzupassen und klare Transparenz über Abdeckung und Kosten zu erhalten.
Payroll, Compliance und Verträge für externe Mitarbeitende übernimmt Coople. Manager behalten die Kontrolle, ohne sich mit zusätzlicher Administration befassen zu müssen.
Ob plötzlicher Anstieg von Lagerbestellungen, höherer Kundenandrang in den Filialen oder der Black-Friday-Marathon: Der richtige Dienstplaner, eingebettet in eine umfassende-Plattform, macht den Unterschied. Personalplanung wird proaktiv statt reaktiv – die Servicequalität bleibt hoch, die Kosten bleiben unter Kontrollle und Führungskräfte werden entlastet.
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