Was genau ist ein Arbeitszeugnis?
Ein Arbeitszeugnis ist ein formelles, schriftliches Dokument, das Arbeitnehmenden beim Beenden eines Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber ausgestellt wird. Diese Urkunde muss dabei bestimmten Vorschriften bezüglich Inhalts und Aufbau entsprechen. In der Schweiz hat grundsätzlich jede und jeder Angestellte(r) Anspruch auf ein Arbeitszeugnis. Dieses ist vor allem relevant, wenn sich Arbeitnehmende bei einem potenziellen neuen Arbeitgeber bewerben. Auch für Arbeitgeber ist das Dokument äusserst wichtig, da sie dadurch einen Einblick in die bisherige Arbeitsqualität sowie in die vorhandenen Hard und Soft Skills erhalten.
Arbeitszeugnis schreiben: Darauf ist zwingend zu achten
Das Arbeitszeugnis ist an diverse Vorschriften gebunden. Diese geben vor, was zwingend in ein Zeugnis gehört, was nicht erlaubt ist und wie die Struktur aussehen soll.
Was gehört in ein Arbeitszeugnis?
Folgende Angaben gehören immer in ein Arbeitszeugnis in der Schweiz:
- Vor- und Nachname sowie Geburtsdatum des Arbeitnehmers
- Name und Adresse des Arbeitgebers
- Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses
- Beschrieb der wichtigsten Tätigkeiten und Funktionen
- Bewertung der Arbeitsleistung
- Ausstellungsdatum (in der Regel ist das der letzte Arbeitstag)
- Unterschrift des Arbeitgebers
Das ist nicht erlaubt
Im Zeugnis ist jedoch nicht jede Formulierung erlaubt. Arbeitgeber dürfen keine zweideutigen Formulierungen, Floskeln oder Zeugniscodes verwenden, die versteckte negative Botschaften beinhalten. Zudem sind handgeschriebene Dokumente nicht zulässig. Auch Streichungen sind nicht erlaubt, in diesem Fall wird ein neues, sauberes Dokument erstellt. Unzulässig im Arbeitszeugnis sind ebenfalls Aussagen über Sachverhältnisse, die in keinem direkten Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen.
Aufbau des Zeugnisses
Um rechtsgültig zu sein, muss ein Arbeitszeugnis bestimmte formale Anforderungen erfüllen. Dazu gehört, dass es maschinengeschrieben ist, damit seine Authentizität gewährleistet ist. Wichtig ist auch die Vollständigkeit: Keine Beurteilung oder Tätigkeit darf ausgelassen werden, um ein vollständiges Bild des Arbeitnehmenden zu vermitteln. Darüber hinaus müssen alle Aussagen im Zeugnis wahrheitsgemäss und wohlwollend formuliert sein, um eine korrekte und faire Beurteilung zu gewährleisten.
Versteckte Botschaften: Was sind Codierungen im Arbeitszeugnis?
Codierungen sind versteckte Hinweise im Arbeitszeugnis, die in der Regel nur Fachpersonen erkennen und verstehen. Es handelt sich dabei um positiv klingende Aussagen, die allerdings negative Bedeutungen verbergen. Sie weisen also eine Zweideutigkeit auf und können falsch interpretiert werden. Solche Arbeitszeugnis-Codes sind heutzutage gesetzeswidrig und unter keinen Umständen erlaubt.
Codes im Arbeitszeugnis erkennen und vermeiden
Jahrelang waren Codierungen im Arbeitszeugnis gang und gäbe – viele Formulierungen haben sich aus diesem Grund im Vokabular vieler HR-Verantwortlichen etabliert. Viele Arbeitgeber nutzen vereinzelt und unbeabsichtigt weiterhin Codierungen. Aber: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Bei Begriffen wie voll und ganz, stets, zu unserer Zufriedenheit (nicht abschliessende Auflistung) ist Vorsicht geboten.
Diese Floskeln und Ausdrücke sind im Arbeitszeugnis zu vermeiden (nicht abschliessend):
- Wir waren (im Grossen und Ganzen / stets / soweit) zufrieden.
- Die Arbeit erfolgte (stets) zu unserer (vollen / vollsten) Zufriedenheit.
- Er / Sie leistete die Arbeit stets zu unserer Zufriedenheit.
- Er / Sie hatte ein korrektes Verhalten.
- Er / Sie erledigte die Aufgaben stets bemüht.
- Er / Sie hat unseren Erwartungen (weitgehendst / in jeder Hinsicht) entsprochen.
- Er / Sie bemühte sich stets…
Weiter gilt es, Passivsätze im Arbeitszeugnis zu vermeiden, denn diese können auf mangelnde Initiative des Arbeitnehmenden hinweisen. Auch eine fehlende Schlussformen (z.B.: Wir danken ihr/ihm für die gute Zusammenarbeit und wünschen für die Zukunft weiterhin alles Gute.) ist ein negatives Zeichen.
Etwas explizit nicht zu erwähnen ist auch ein Code
Gezielt Aspekte im Arbeitszeugnis wegzulassen, ist auch eine Codierung. Wenn beispielsweise das Verhalten gegenüber Mitarbeitenden und Vorgesetzten als gut bewertet, aber das Verhalten gegenüber der Kundschaft (bei Tätigkeiten mit Kundenkontakt) gar nicht erwähnt wird, wird letzteres als negative Aussage wahrgenommen.
Und was, wenn es zwingend etwas Negatives zu erwähnen gibt?
Negative Bewertungen sollten Arbeitgeber nur schriftlich im Arbeitszeugnis festhalten, wenn sie sich gravierend auf das gesamte Arbeitsverhältnis auswirken. Grundsätzlich erbringt kein Mitarbeitender ausschliesslich schlechte Leistungen oder charakterisiert sich nur durch negatives Verhalten. Fehlleistungen sind meist nicht auf den Mitarbeitenden allein zurückzuführen. Einen Einfluss darauf haben auch Fehlentscheidungen im Recruiting, mangelhafte Anforderungsprofile oder Unstimmigkeiten in der Führungs- und Onboarding-Struktur von Unternehmen.
Aber: Arbeitgeber haben die Pflicht, aus Fairness gegenüber zukünftigen Arbeitgebern, gravierende negative Sachverhältnisse zu erwähnen. Tut das eine Firma nicht, kann sie gegenüber einem künftigen Arbeitgeber sogar schadenersatzpflichtig werden.
Im Arbeitszeugnis dürfen beispielsweise Aussagen zu folgenden Situationen gemacht werden:
- Gravierende und leistungsrelevante Qualifikationsmängel
- Stark beeinträchtigende Suchtprobleme
- Wiederholtes schädigendes Verhalten (in Bezug auf den Teamzusammenhalt, Kundenverlust oder Bedienungsfehler)
Beispiel: Negative Aussagen korrekt ins Arbeitszeugnis einbinden
Negative Beurteilungen sollten immer in einen positiven Gesamtzusammenhang gebracht und relativiert werden. So entsteht trotz negativer Aussage ein faires und wohlwollendes Arbeitszeugnis.
Ein Beispiel:
Beginnen mit positiver Gesamtbeurteilung:
Herr Muster hat während seiner Tätigkeit bei uns einen freundlichen und teamorientierten Umgang gepflegt. Seine hohe Einsatzbereitschaft und Zuverlässigkeit haben sich positiv auf das Arbeitsklima ausgewirkt und er hat seine Aufgaben stets mit grossem Engagement erledigt.
Nach dem positiven Start wird das Negative erwähnt:
In manchen Situationen fiel auf, dass Herr Muster Schwierigkeiten hatte, sich auf schnell ändernde Anforderungen einzustellen, insbesondere im Zusammenhang mit neuen Softwareanwendungen.
Zum Schluss folgt die Relativierung mit positivem Ausblick:
Wir sind jedoch zuversichtlich, dass Herr Muster durch seine Bereitschaft zur Weiterbildung und seine offene Haltung gegenüber neuen Herausforderungen in der Lage ist, seine Fähigkeiten in Bezug auf den Umgang mit neuer Technologie zu verbessern. Sein bisheriges Interesse an Schulungen und seine Eigeninitiative in diesem Bereich sind positive Anzeichen für die Bereitschaft zur beruflichen Weiterentwicklung.
Wie schnell muss ein Arbeitszeugnis in der Schweiz ausgestellt werden?
Gemäss Obligationenrecht können Angestellte jederzeit ein Arbeitszeugnis beim Arbeitgeber verlangen. In ungekündigten Arbeitsverhältnissen erhält der oder die Mitarbeitende ein Zwischenzeugnis; am Ende des Arbeitsverhältnisses gibt es ein Schlusszeugnis – das umgangssprachlich als eigentliches Arbeitszeugnis bekannt ist. Arbeitnehmende haben bis zu zehn Jahre nach dem Austritt (vgl. OR 127) Anspruch auf ein Zeugnis.
Wie schnell ein Arbeitszeugnis in der Schweiz ausgestellt werden muss, ist gesetzlich nicht geregelt. Grundsätzlich ist es am Austrittstag fällig. Wird ein Zeugnis beantragt, gilt eine Frist von 7 bis 14 Tagen als angemessen.
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