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Strategische Personalplanung in Bergregionen:  Wie ein Hotel in den Bergen mit Coople saisonale Personallücken schliesst 

«Wie sichern wir unseren Service, wenn uns in der Hochsaison die Leute fehlen?» 
Diese Frage stellt sich ein Hotelbetrieb in alpiner Lage jedes Jahr aufs Neue. In der geografisch isolierten Lage sind qualifizierte Arbeitskräfte begrenzt verfügbar. Gleichzeitig schwankt die Nachfrage stark: Frühstücksservice, Events, Wochenendspitzen – alles muss mit konstanter Qualität abgedeckt werden. 

Herausforderung

Trotz eines eigenen, internen Pools von acht flexiblen Mitarbeitenden geriet das Hotel regelmässig an seine Grenzen: Überstunden häuften sich, das bestehende Team war überlastet und Gäste mussten länger warten. Besonders bei kurzfristigen Ausfällen oder Spezialanlässen fehlte es an Personal und an Zeit für die manuelle Koordination. Die Schichtplanung über WhatsApp war fehleranfällig, intransparent und zeitaufwändig. 

Die drei grössten Herausforderungen im Überblick: 

  • Begrenztes Personalangebot: Abgelegene Lage mit begrenztem Arbeitskräftepotential, saisonale Nachfrageschwankungen mit bis zu +40 % höherem Personalbedarf, insbesondere während der Ski-Saison (Dezember-März), Schulferien und Feiertagen sowie der Wander-Saison im Sommer 
  • Ineffiziente Planung: Fragmentierte WhatsApp-Kommunikation, fehlende Transparenz über Verfügbarkeiten und Qualifikationen sowie ein manueller Koordinationsaufwand von bis zu 12h/Woche. 
  • Komplexe Schichtabdeckung: Schwierige Personalplanung aufgrund unvorhersehbarer Ausfälle und Nachfrageschwankungen, höhere Kosten durch erforderliche Flexibilität und unvollständige Schichtabdeckung bei Spitzenzeiten. 

Lösungsansatz

Mit der Coople Flexwork Plattform und dem integrierten Personalplanungs-Tool professionalisierte das Hotel seine Einsatzplanung: Das eigene Team wird vorausschauend geplant und je nach Bedarf kurzfristig mit passenden Cooplern ergänzt. Die Plattform ersetzt die WhatsApp-Koordination, automatisiert Prozesse und ist nahtlos in bestehende Systeme wie Abacus integriert. Das Ergebnis: Weniger Aufwand, mehr Übersicht – und jederzeit das richtige Team vor Ort. 

Operative Verbesserungen 

Effizientere Planung:
Monatliche Vorausplanung mit Raum für spontane Anpassungen; gezielte Einsatzplanung basierend auf Verfügbarkeit und Qualifikation – der Planungsaufwand sank um bis zu –80 %
Optimierte Kommunikation:
Zentrale Plattform mit automatisierten Benachrichtigungen und lückenloser Dokumentation aller Änderungen – Reaktionszeiten bei Ausfällen reduzierten sich um bis zu 40 %
Erhöhte Kostentransparenz:
Vermeidung von Überkapazitäten, –12 % geringere Verwaltungskosten und verbesserte Planbarkeit der Personaleinsätze. 
Flexibler Zugang zu Fachkräften:
Zugriff auf einen grossen Pool erfahrener Coopler – ideal für Hochsaisons, Events und kurzfristige Ausfälle mit 100% Schichtabdeckung in der Wintersaison 2024 ohne Einbussen bei der Gästezufriedenheit. 

Ergebnis

Der Hotelbetrieb spart wertvolle Zeit, reduziert den administrativen Aufwand deutlich und reagiert schneller auf Veränderungen. Trotz saisonaler Schwankungen bleibt die Servicequalität hoch – dank gezieltem Einsatz qualifizierter Fachkräfte zur richtigen Zeit. 

Coople ermöglicht eine moderne, digitale Form der Personalplanung, die auch in abgelegenen Bergregionen funktioniert und schafft die Brücke zwischen internem Team und über 800'000 flexiblen Fachkräften – für mehr Planungssicherheit, Flexibilität und Qualität. 

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Früher haben wir mehrere Stunden mit der Schichtplanung verbracht und mussten ständig umplanen. Heute erledigen wir das in unter einer Stunde über die App. Unsere Überstunden sind um 30% zurückgegangen und bei kurzfristigen Ausfällen finden wir schnell qualifizierten Ersatz - das war früher undenkbar.