Skalierbare Personalplanung: Wie ein Schweizer Gastronomiebetrieb das Personal von über 170 Betrieben zentral steuert

Ein führender Gastronomiebetrieb betreibt schweizweit über 170 Betriebe – von der Gemeinschaftsgastronomie über Events bis zur Stadionverpflegung. Trotz eines starken internen Personalpools blieb das klassische Herausforderung bestehen: Wie lässt sich bei stark schwankendem Bedarf eine kosteneffiziente und flexible Personalstrategie realisieren?

Bereits seit 2011 setzt das Unternehmen auf die Zusammenarbeit mit Coople – ab 2021 entwickelte sich daraus eine strategische Partnerschaft mit starkem Wachstumspotential.

Die Herausforderungen

In einem Umfeld mit hohen Schwankungen – sei es durch Events, Krankheit oder Saisonalität – stösst selbst ein grosser interner Personalpool an seine Grenzen.

Drei zentrale Herausforderungen:

• Unvorhersehbare Personalbedarfe: Eishockey-Spieltage im ZSC-Stadion und saisonale Events erzeugen kurzfristige Spitzenlasten.
• Komplexe Koordination: Die Steuerung von internem und flexiblem Personal in über 170 Betrieben verlangte ein zentrales, übersichtliches System.
• Wachstumsdruck: Trotz eines Pools von über 900 internen Aushilfen reichten die Kapazität in Spitzenzeiten nicht aus – zusätzliche Ressourcen müssen nahtlos integriert werden. Es brauchte eine Lösung, die zusätzliche Kapazität nahtlos integriert.

Der Lösungsansatz

Das Unternehmen implementierte ein dreischichtiges Personalplanungs-Modell, das Flexibilität, Kosteneffizienz und Planbarkeit verbindet:

1. Auslastung der Stammbelegschaft als Basis: Die Priorisierung von rund 2'800 festangestellten Mitarbeitenden bildet das Fundament der Personalstrategie, schöpft Fixkosten optimal aus und stärkt die Teammotivation.
2. Einsatz des internen Personalpools für vorhersehbare Spitzen: Für planbaren Zusatzbedarf wird der interne Pool von 900 bereits geschulten Mitarbeitenden als zweite Schicht aktiviert. Das garantiert Qualitätssicherung und Planbarkeit.
3. Vollständige Abdeckung über den Coople Pool: Bei unvorhergesehenem Bedarf steht ein Pool von über 800'000 flexiblen Cooplern bereit – 7'000+ davon sind als Favoriten hinterlegt, für schnelle Verfügbarkeit und konstante Qualität.

Fazit

Das sogenannte Zwiebelmodell ist mehr als eine flexible Lösung – es ist ein skalierbares Steuerungsmodell für operative Exzellenz.

Die systematische Implementierung und gezielte Kombination von Stammbelegschaft, internem Pool und externen Favoriten ermöglicht maximale Agilität, wirtschaftliche Effizienz und gleichbleibende Qualität – auch unter extremen Bedingungen.