Wie Lindenpark mit der neuen Coople Plattform mehr Transparenz und Flexibilität gewinnt

Über Lindenpark

Lindenpark – Wohnen im Alter ist ein Pflegeheim im Kanton Zug. Für die Personaleinsatzplanung und Kostenkodierung der gesamten Institution ist ein kleines Team aus einer Einsatzplanerin und zwei Teamleitungen verantwortlich. Obwohl der Personalbestand grundsätzlich ausreicht, stellen kurzfristige Ausfälle – insbesondere krankheitsbedingte Absenzen – den Alltag regelmässig vor Herausforderungen. Ziel ist es, jede Schicht zuverlässig zu besetzen, ohne Kompromisse bei der Betreuungsqualität der Bewohnenden einzugehen.

Wenn der Personalplan nicht mehr reicht

Der Personalplan von Lindenpark ist, wie die Einsatzplanerin sagt, «theoretisch voll». Der eigentliche Druck im Alltag entsteht durch kurzfristige Ausfälle, insbesondere krankheitsbedingte Absenzen, oft mit nur wenigen Stunden Vorlauf.

Deshalb standen für Lindenpark drei Anforderungen im Mittelpunkt:

• Geschwindigkeit: Schichten jederzeit und von überall veröffentlichen und besetzen – auch abends oder am Wochenende, sobald eine Lücke entsteht.
• Vertrauen: Die Gewissheit, dass eingesetzte Mitarbeitende über die erforderliche Schweizer Qualifikation (EFZ) verfügen und zuverlässig erscheinen.
• Kontrolle: Transparenz über die Kosten jeder Schicht, damit Ausgaben für temporäres Personal gegenüber dem Stiftungsrat innerhalb des fixen Monatsbudgets nachvollziehbar bleiben.

Langfristige Temporäreinsätze sind dabei nicht das Ziel. Lindenpark plant bewusst wochenweise und setzt flexibles Personal gezielt dort ein, wo kurzfristig Unterstützung benötigt wird.

Der Umstieg auf die neue Coople Plattform

Lindenpark gehört zu den ersten Kunden, die im März 2026 frühzeitigen Zugang zur neuen Workforce Platform erhielten. Seither wurden über 650 Schichten erfolgreich besetzt und 130 verschiedene Cooplers in vier Jobprofilen eingesetzt.

Die Plattform unterstützt Lindenpark insbesondere dort, wo im Alltag Geschwindigkeit, Transparenz und Kontrolle gefragt sind:

• Schichten jederzeit veröffentlichen: Neue Einsätze lassen sich direkt vom Smartphone oder Tablet aus erstellen und verwalten, auch ausserhalb der Bürozeiten.
• Qualifikationen vor der Buchung prüfen: Lebenslauf und Qualifikationen, inkl. EFZ bzw. Schweizer Anerkennung, können vor der Einsatzbestätigung geprüft werden. Bei No-Shows oder ungenügender Leistung lassen sich Mitarbeitende künftig ausschliessen.
• Bewährte Mitarbeitende bevorzugen: Mit dem Favoriten-Pool können bekannte und zuverlässige Coopler bei neuen Schichten priorisiert werden.
• Volle Kostentransparenz: Die Kosten werden detailliert nach Lohn (inkl. Ferienentschädigung und 13. Monatslohn), Sozialversicherungen sowie Rekrutierungs-, Administrations- und Plattformgebühren ausgewiesen, statt als undurchsichtiger Gesamtstundensatz.
• Weniger Administrationsaufwand: Wiederkehrende Schichten müssen dank Kontaktpersonen pro Schicht und gespeicherten Lohndaten nicht jedes Mal neu erfasst werden.
• Mehr Übersicht in der Einsatzplanung: Unterbereiche eines Standorts, zum Beispiel Erdgeschoss und Obergeschoss, lassen sich separat planen und verwalten.
• Optimierte Personallisten: Gedruckte Personallisten bieten mehr Übersicht und enthalten zusätzlich Kontaktinformationen wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen.

Eine Plattform, die mit den Bedürfnissen wächst

Neben den Verbesserungen im Arbeitsalltag schätzt Lindenpark vor allem die kontinuierliche Weiterentwicklung der Plattform.

Die Einsatzplanerin beschreibt die neue Kostenaufstellung als deutlich transparenter und nachvollziehbarer. Die detaillierte Aufschlüsselung erleichtert es ihr, Ausgaben für temporäres Personal gegenüber dem Stiftungsrat zu begründen.

Besonders wertvoll ist für sie zudem die Möglichkeit, Schichten sofort zu veröffentlichen – genau dann, wenn eine Lücke entsteht, auch ausserhalb der Bürozeiten oder am Wochenende.

Das Feedback von Lindenpark fliesst dabei direkt in die Weiterentwicklung der Plattform ein. So wurden beispielsweise:

• ein Fehler bei der Speicherung der Pausendauer noch am selben Tag behoben
• die Darstellung von Bewerbungen für bereits besetzte Schichten überarbeitet, um den Wartelistenstatus klarer zu kommunizieren
• gedruckte Personallisten um Telefonnummern und E-Mail-Adressen ergänzt

Aktuell testen Coople und Lindenpark gemeinsam, ob eine frühere Veröffentlichung von Schichten, statt der bisher teilweise genutzten Vorlaufzeit von rund 24 Stunden, die Anzahl und Qualität der Bewerbungen weiter verbessert. Lindenpark arbeitet dabei eng mit Coople zusammen, um die Plattform laufend an die Anforderungen im Pflegealltag anzupassen.