Der Personalbedarf in Gesundheitseinrichtungen kann je nach Tageszeit stark schwanken. Dabei führen herkömmliche Schichtpläne häufig dazu, dass die Ressourcen nicht effizient genutzt werden und hohe Kosten anfallen. Mit flexibler Schichtplanung können Sie gezielt Personalengpässe vermeiden, Überlastungen abbauen und dabei Kosten sparen. Erfahren Sie, wie Sie durch flexible Arbeitszeitmodelle eine bedarfsgerechte Einsatzplanung erreichen und dabei sogar Kosten sparen.

Situation:
Die traditionelle Personalplanung im klassischen Schichtmodell bringt oft zwei Hauptprobleme mit sich: Überbesetzung und Unterbesetzung. In den Morgenstunden, wenn die Arbeitsbelastung am höchsten ist – zum Beispiel beim Aufwecken, Waschen und Frühstücken der Patienten – ist oft zu wenig Personal im Einsatz. Während der ruhigeren Tageszeiten, wie zwischen 10:00 und 16:00 Uhr, wird wiederum oft zu viel Personal beschäftigt. Dies führt zu unnötigen Kosten und einer Überlastung Ihres Kernteams, das in Spitzenzeiten überdurchschnittlich viel leisten muss.
Personalanforderungen im Tagesverlauf
Je nach Gesundheitseinrichtung gibt es typische Situationen, in denen zusätzliche Arbeitskräfte benötigt werden:
- Spitäler: Zu Stosszeiten, wie morgens oder abends, ist zusätzliche Unterstützung in der Pflege notwendig, um sicherzustellen, dass Patienten rechtzeitig ihre Medikamente, Mahlzeiten und Pflege erhalten.
- Alters- und Pflegeheime: In Pflegeeinrichtungen steigt der Personalbedarf oft am frühen Morgen, wenn die Bewohner geweckt, gewaschen und zum Frühstück gebracht werden müssen. Auch um die Mittagszeit und vor dem Schlafengehen ist zusätzlicher Personalaufwand nötig, um Pflegebedürftige bestmöglich zu versorgen. Die Nachmittage sind in der Regel eher ruhig. Doch genau dann ist oft am meisten Personal im Haus.
- Rehabilitationskliniken: Hier gibt es spezifische Therapiezeiten, wie Physiotherapie oder Gruppensitzungen, die zusätzliches Personal erfordern. Diese intensiven Zeitfenster erfordern mehr Betreuung, um Patienten bei ihren Behandlungen zu unterstützen und sicherzustellen, dass der Therapieverlauf reibungslos abläuft.
Herausforderungen
Das Ziel der Personalplanung im Gesundheitswesen ist es, sicherstellen, dass zu jeder Zeit genügend Fachkräfte verfügbar sind, um die Bewohnenden optimal zu betreuen und zu pflegen. Die übliche Praxis, ausschliesslich festangestelltes Personal für Ganztagsschichten einzusetzen, führt häufig zu Ineffizienzen: Überbesetzung zu Randzeiten erhöht die Kosten, während Unterbesetzung zu Stosszeiten das Personal überlastet.
Nachfolgende Grafik verdeutlicht das typische Problem: die Fluktuation der Arbeitsbelastung über den Tag hinweg. Besonders morgens (06:45 bis 10:00 Uhr) und abends (17:00 bis 21:00 Uhr) gibt es Spitzenzeiten, während es zwischen 10:00 und 16:00 Uhr ruhiger ist. Doch genau dann sind am meisten Mitarbeitende im Haus, wegen der Überlappung von Früh- und Spätdienst.

Die Herausforderung besteht also darin, die schwankende Arbeitsauslastung effizient mit dem vorhandenen Personal abzudecken, ohne unnötige Kosten durch Überbesetzung in ruhigen Zeiten oder durch Unterbesetzung in Spitzenzeiten zu verursachen.
Lösungen

Die Grafik verdeutlicht, wie der Einsatz von flexiblen Mitarbeitenden diese Herausforderung löst. Durch die Anstellung von Teilzeitkräften etwa für Halbtags-Schichten (zum Beispiel 06:45 bis 10:00 Uhr und 17:00 bis 21:00 Uhr) können die Spitzenzeiten problemlos abgedeckt werden. Dies führt zu einer besseren Anpassung der Personalressourcen an den tatsächlichen Bedarf und einer Reduzierung von Personen im Vollzeiteinsatz von 9 wie auf 8.
Mit Coople können Sie genau solche flexiblen Arbeitskräfte einsetzen und so sowohl Überlastung als auch Leerlauf vermeiden, was zu einer höheren Kosteneffizienz und besseren Arbeitszufriedenheit bei Ihrem Stammpersonal führt.
Personalkosteneinsparungen anhand eines Beispiels
Nachfolgende Grafik veranschaulicht, wie Pflegeeinrichtungen durch den Einsatz flexibler Mitarbeitender erheblich Kosten einsparen können.
- Konventionelle Methode: Bei einem festen Schichtsystem von vier Mitarbeitenden im Frühdienst, vier im Spätdienst und einem im Nachtdienst entstehen tägliche Personalkosten von über CHF 4’100.
- Optimierte Methode mit Coople: Durch den Einsatz von Flex-Mitarbeitenden für Halbtags-Schichten (z. B. eine flexible Arbeitskraft für 3,25 Stunden im Frühdienst und 4 Stunden im Spätdienst) kann die Gesamtzahl der Personen im Vollzeit-Einsatz reduziert werden. Dies führt zu einer täglichen Einsparung von über CHF 600, während die Arbeitslast in Spitzenzeiten dennoch vollständig abgedeckt wird.

Die wichtigsten Vorteile von Coople:








Flexible Schichtplanung mit Coople
Nutzen Sie die Vorteile der Flexibilität und Kosteneffizienz, die Coople Ihnen bietet. Setzen Sie auf flexible, qualifizierte Arbeitskräfte, um Über- und Unterbesetzung zu vermeiden, die Kosten zu senken und Ihr Stammpersonal zu entlasten.
Kontaktieren Sie uns noch heute
Erfahren Sie mehr über unsere Dienstleistungen und starten Sie jetzt – unser Team steht Ihnen gerne zur Verfügung.
E-Mail: care.ch@coople.com
Telefon: +41 44 554 50 60, Mo.-Sa. 09:00-17:00 Uhr

Michel Dos Santos
Business Development Manager
michel.dossantos@coople.com

Dr. Philipp Balscheit
Leiter Bereich Gesundheitswesen
philipp.balscheit@coople.com

Guido Roos
Senior New Business Manager
guido.roos@coople.com