La plus grande chaîne de supermarchés de Suisse confie la gestion de ses effectifs d’étudiant·e·s à Coople.

Acteur majeur de la grande distribution en Suisse, un important détaillant opérant plusieurs sites dans le canton de Genève mobilise une main-d'œuvre conséquente pour servir une clientèle exigeante et diversifiée. Reconnue pour son engagement envers la qualité et le service, l’entreprise cherche en permanence à simplifier ses processus internes et à gagner en efficacité opérationnelle. 

Depuis septembre 2023, la plus grande chaîne de supermarchés de Suisse a décidé d’externaliser la gestion de son pool d’étudiant·e·s à Coople. L’objectif était clair: soulager les ressources humaines de la charge administrative, optimiser les coûts, digitaliser les processus de gestion du personnel et renforcer la flexibilité sur le terrain. 

Grâce à la collaboration avec Coople, l’entreprise a pu recruter rapidement des étudiant·e·s fiables et qualifié·e·s, avec la garantie que toutes les pièces justificatives nécessaires (attestation d'études, extrait du casier judiciaire, attestation de poursuite, formation caisse) soient disponibles et centralisées sur la plateforme. 

Défi

La gestion d'un grand nombre d'étudiant·e·s à temps partiel constituait un aspect crucial du cadre opérationnel complexe de l'entreprise. Cette main-d'œuvre assurait des horaires de travail irréguliers et intervenait en cas d'absence imprévue. Cependant, concilier les différentes disponibilités des étudiant·e·s sur les horaires de travail à temps partiel constituait un défi constant, consommant des ressources humaines importantes qui auraient pu être utilisées de manière plus efficace. 

Les principaux défis étaient: 

• Ressources RH importantes bloquées pour la gestion du pool d'étudiant·e·s. 
• Contrôle des coûts et efficacité limitée. 
• Besoin d'une solution digitale plus simple et plus intuitive. 
• Manque de visibilité et de contrôle sur le terrain pour les responsables de magasin 
• Difficulté à gérer efficacement le pool d'étudiant·e·s. 

Solution: un modèle gagnant pour les RH et les équipes sur le terrain

Pour répondre aux défis identifiés, Coople a mis en place une solution complète qui combine autonomie opérationnelle et accompagnement stratégique. Une formation ciblée a été proposée aux responsables de magasin afin de leur permettre de prendre en main la plateforme rapidement et en toute confiance. Grâce à cette approche, ils peuvent aujourd’hui publier eux-mêmes leurs missions, sélectionner les profils adaptés à leurs besoins et gérer les missions en temps réel, de manière simple et intuitive.

Le service RH de l’entreprise a pu se recentrer sur ses priorités, puisque la gestion administrative et opérationnelle du pool étudiant a été entièrement prise en charge par Coople. Les échanges avec les magasins, les ajustements de planning et les questions liées aux contrats sont désormais gérés de manière centralisée, tout en laissant aux responsables sur le terrain la liberté de décision. 

Cette approche flexible a permis des ajustements rapides aux charges de travail variables et aux disponibilités des étudiant·e·s, ce qui s'est traduit par une planification de la main-d'œuvre plus fluide et plus efficace. Grâce à l'accompagnement complet de Coople, le détaillant a atteint ses objectifs de maîtrise des coûts, de transformation digitale et de flexibilité accrue de l'entreprise. 

Résultat:

La collaboration avec Coople a permis à l’entreprise de franchir une étape décisive dans la gestion de ses effectifs. En confiant à Coople l’administration de son pool d’étudiant·e·s et des contrats de courte durée, elle a significativement amélioré son efficacité opérationnelle, tout en allégeant la charge de ses ressources humaines. 

Les responsables de magasin disposent désormais d’une solution simple et rapide pour gérer leurs besoins de renforts, avec une autonomie complète dans la sélection des profils. Cette souplesse a permis de mieux répondre aux fluctuations d’activité et de garantir la continuité des opérations, même en cas d’absences imprévues. 

Le passage de 100 étudiant·e·s et plus de 500 employé·e·s flexibles sous la gestion de Coople a largement amélioré l'efficacité des équipes. L'adoption de solutions digitales et le soutien de Coople dans la formation, le recrutement et la gestion des pools ont montré des résultats clairs, soulignant les avantages et le potentiel de ce partenariat stratégique.