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Die SchlĂŒsselrolle der Personaladministration: der Weg zum erfolgreichen Personalwesen

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Entdecken Sie die SchlĂŒsselrolle der Personaladministration und erfahren Sie, wie Sie die komplexen Herausforderungen in diesem Bereich bewĂ€ltigen können. Besonders fĂŒr KMUs und Start-ups ist die effiziente Verwaltung von Personalressourcen entscheidend. In unserem Blogbeitrag beleuchten wir die HĂŒrden der Personaladministration und prĂ€sentieren Ihnen innovative Lösungen um Ihre Personalverwaltung optimieren können. Lesen Sie jetzt, wie Sie Zeit, Geld und Nerven sparen können, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – Ihr Unternehmen.

Was ist eigentlich Personaladministration?

Die Personaladministration ist ein zentraler Bestandteil des Personalwesens und befasst sich mit einer Vielzahl komplexer administrativer Aufgaben. Diese beanspruchen erhebliche Ressourcen, wobei eine reibungslose und effiziente Abwicklung von entscheidender Bedeutung ist. Die Personaladministration wirkt sich auch auf die Zufriedenheit der Mitarbeitenden aus und prĂ€gt massgeblich das Image eines Arbeitgebers. Sie bildet das Fundament fĂŒr zentrale Prozesse wie Personalverwaltung, -beschaffung, -entwicklung, -planung und -bindung. Neben internen Aufgaben umfasst sie auch transaktionale TĂ€tigkeiten wie die Verwaltung von Versicherungen und Sozialleistungen.

Personaladministration ist ein zeit- und kostenintensiver Aufgabenbereich

Die Suche nach dem idealen Kandidaten ist nur der Anfang im komplexen GefĂŒge des Personalmanagements. Ist er gefunden, beginnt die administrative Arbeit: von der Erstellung des Arbeitsvertrages ĂŒber den Abschluss von Versicherungen bis hin zur regelmĂ€ssigen Lohnabrechnung. Hinzukommen aber noch weitere Aufgabengebiete und Herausforderungen – vor allem in der Schweiz, wo mehr als 550 GesamtarbeitsvertrĂ€ge (GAV) existieren. FĂŒr jeden davon gelten unterschiedliche gesetzliche Vorschriften und Rechte, die Arbeitgeber beachten mĂŒssen. Diese Vielfalt erfordert eine akribische und zeitintensive Personaladministration und Verwaltung, um stets rechtskonform zu handeln und den gesetzlichen Bestimmungen gerecht zu werden. GrundsĂ€tzlich hat jede Branche, jeder Beruf und jedes Unternehmen spezifische Anforderungen an VertrĂ€ge und Versicherungen – sei es bezĂŒglich Probezeiten, KĂŒndigungsfristen oder Teilzeitregelungen. Es ist die Aufgabe von Personalverantwortlichen, fĂŒr Arbeitgebende und Arbeitnehmende den optimalen Rahmen zu schaffen.

Ausserdem unterliegt die Personalverwaltung regelmÀssigen VerÀnderungen in den firmeneigenen Anforderungen sowie gesetzlichen Bestimmungen. Der Aufgabenbereich bleibt somit kontinuierlich dynamisch und es sind regelmÀssig Anpassungen und Aktualisierungen vorzunehmen, um den sich stÀndig Àndernden Vorschriften gerecht zu werden.

Obwohl HR-Tools zweifellos Prozesse erleichtern können, eignen sie sich nicht fĂŒr jedes Unternehmen. FĂŒr KMUs oder Start-ups sind sie oft mit einem hohen Kosten- und Zeitaufwand verbunden, die eine HĂŒrde darstellen. Ausserdem gibt es heutzutage Arbeitsmodelle, die der Technik voraus sind: So ist nicht jedes Tool in der Lage, Teilzeit- und Freelance-Arbeit sowie Arbeit auf Stundenbasis zu erfassen und entlöhnen, sodass wiederum Mehraufwand entsteht. Eine weitere Alternative zur Entlastung ist das HR-Outsourcing.

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Was gehört zur Personaladministration?

Eine effektive Personaladministration ist das RĂŒckgrat eines gut funktionierenden Unternehmens. Doch welche administrativen Aufgaben und Verantwortlichkeiten umfasst die Personalverwaltung? Nachfolgend ein nicht abschliessender Überblick der wichtigsten TĂ€tigkeiten.

Lohnabrechnung erstellen und Sozialversicherungen verwalten

Der Prozess der Lohnabrechnung umfasst nicht nur die korrekte Erfassung der Löhne, sondern auch die gesetzeskonforme BerĂŒcksichtigung von SozialversicherungsbeitrĂ€gen. Zu den Sozialversicherungen gehören:

  • ●  AHV/IV/EO (Alters-und Hinterlassenenversicherung, Invalidenversicherung, Erwerbsersatzordnung)
  • ●  ALV (Arbeitslosenversicherung)
  • ●  NBU (Nichtbetriebsunfall)
  • ●  KTG (Krankentaggeldversicherung)
  • ●  KTG BVG (Pensionskasse)

DarĂŒber hinaus fallen in die Lohnabrechnung auch die richtige Berechnung und Auszahlung von FerienentschĂ€digungen sowie die Abwicklung von Spesen. Dabei ist die PĂŒnktlichkeit bei der Erstellung von Lohnausweisen und die Auszahlung der Löhne von grosser Bedeutung, um die Mitarbeiterzufriedenheit zu gewĂ€hrleisten.

FĂŒr Stundenlöhnern enthĂ€lt die Lohnabrechnung neben dem Grundlohn spezifische Bestandteile wie den Stundenlohn, die Ferien- und FeiertagsentschĂ€digung sowie den Anteil am 13. Monatslohn. Der Stundenlohn stellt die GrundvergĂŒtung dar, wĂ€hrend die zusĂ€tzlichen Bestandteile sicherstellen, dass die Stundenlöhner fĂŒr geleistete Arbeit an Feiertagen oder wĂ€hrend des Jahres angemessen entlohnt werden.

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Arbeitsvertrag erstellen und prĂŒfen

Die Personaladministration muss garantieren, dass alle erstellten VertrĂ€ge den geltenden gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Ausserdem erfordert die Dynamik des Arbeitsumfelds FlexibilitĂ€t bei der zeitnahen Anpassung und PrĂŒfung der VertrĂ€ge. Dies garantiert nicht nur einwandfreie administrative Prozesse, sondern dient auch der Wahrung der rechtlichen IntegritĂ€t des Unternehmens.

Eine effiziente Abwicklung macht sich selbstverstĂ€ndlich auch bei frisch rekrutierten Arbeitnehmenden gut. Kandidaten warten bekanntlich ungern lange auf Antworten – dasselbe gilt fĂŒr VertrĂ€ge.

GesamtarbeitsvertrÀge (GAVs) aktualisieren und kontrollieren

GesamtarbeitsvertrĂ€ge (GAVs) sind in der Schweiz umfassende Vereinbarungen zwischen ArbeitgeberverbĂ€nden und Gewerkschaften, die die Arbeitsbedingungen fĂŒr eine bestimmte Branche oder Region regeln. Die Aktualisierung und Kontrolle dieser GAVs bilden ein kontinuierlicher Prozess in der Personalverwaltung eines Unternehmens. Dies beinhaltet nicht nur das laufende Revidieren der GesamtarbeitsvertrĂ€ge, sondern auch die GewĂ€hrleistung, dass die VertrĂ€ge des Unternehmens stets im Einklang mit aktuellen und rechtlichen Anforderungen stehen.

Diese Prozesse sind von hoher Bedeutung fĂŒr Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Denn sie dienen der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Sicherstellung einer fairen und transparenten Arbeitsumgebung fĂŒr alle Mitarbeitenden.

Arbeitszeugnisse zeitnah erstellen

Arbeitszeugnisse sollten aus Fairness gegenĂŒber den Mitarbeitenden möglichst zeitnah erstellt werden. HierfĂŒr ist eine prĂ€zise Koordination der verschiedenen administrativen Aufgaben in der Personalverwaltung erforderlich. Die erste PrioritĂ€t liegt dabei auf der Abstimmung mit den relevanten FĂŒhrungspersonen, um die Leistungen und QualitĂ€ten des Mitarbeitenden angemessen im Arbeitszeugnis darzustellen. Die erstellten Arbeitszeugnisse mĂŒssen anschliessend auf gesetzliche Vorschriften kontrolliert werden und einer PrĂŒfung durch FĂŒhrungspersonen und betroffene Mitarbeitende unterzogen werden. Etwaige Korrekturen sind vorzunehmen und erst wenn alle Parteien mit dem Ergebnis zufrieden sind, wird das finale Arbeitszeugnis versendet und archiviert. Ein strukturierter Prozess minimiert den Arbeitsaufwand fĂŒr alle Beteiligten und trĂ€gt dazu bei, dass Mitarbeitende auch nach ihrem Austritt ein positives Bild vom Arbeitgeber bewahren – vorausgesetzt, dass alles effizient ablĂ€uft.

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Diese Bereiche gehören ebenfalls zur Personaladministration: Arbeitszeitkontrolle, Ferienabrechnung, Krankheitsmanagement und Unfallverwaltung

Ein weiterer zentraler Aspekt der Personaladministration ist die prĂ€zise Erfassung und Kontrolle der Arbeitszeiten der Mitarbeitenden, wobei die Einhaltung aller relevanten gesetzlichen Bestimmungen zur Arbeitszeit (Überstunden, Überzeiten etc.) beachtet werden sollten. Um eine pĂŒnktliche Abwicklung von FerienantrĂ€gen und Auszahlungen von FerienentschĂ€digungen sicherzustellen, sollte ebenfalls auf eine effiziente Verwaltung und Berechnung von Ferientagen der Mitarbeitenden gesetzt werden. In diesem Zusammenhang können moderne HR-Tools eine bedeutende Hilfe darstellen, um diese Prozesse effektiver und transparenter zu gestalten.

Das Krankheitsmanagement stellt einen weiteren Bereich der Personalverwaltung dar. Er umfasst die Protokollierung und Verwaltung von Krankheitszeiten, wobei strikt auf die Einhaltung aller gesetzlichen Regelungen zur Lohnfortzahlung im Krankheitsfall geachtet werden sollte. Ebenfalls ist bei der Personaladministration die Unfallverwaltung zu beachten, welche die Dokumentation von ArbeitsunfĂ€llen und die ErfĂŒllung der gesetzlichen Anforderungen fĂŒr die Unfallversicherung der Mitarbeitenden einschliesst.

Warum eine effektive Personaladministration wichtig fĂŒr Unternehmen ist

Von der Talentakquise bis zur Bindung und Motivation der Mitarbeitenden – alles hĂ€ngt von einer gut strukturierten Personalverwaltung ab. Denn was passiert, wenn der Lohn nicht pĂŒnktlich ausbezahlt wird, FerienantrĂ€ge nicht bearbeitet werden oder Überstunden einfach unter den Tisch fallen? Die Antwort ist klar: langfristige Demotivation im Team und KĂŒndigungen.

Das Personalmanagement ist ausserdem massgebend mitverantwortlich fĂŒr einen reibungslosen Betriebsablauf – Fehler können gravierende Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben. Denn in im Personalbereich liegt die Verantwortung dafĂŒr, dass wichtige Daten stets griffbereit und auffindbar sind, das Management entlastet wird und eine fundierte Basis fĂŒr Entscheidungen rund um das Personalwesen besteht.

Die Rolle der Personaladministration geht aber noch weiter: Sie dient als Radar, um MitarbeiterbedĂŒrfnisse zu erkennen und berĂŒcksichtigen, und gestaltet aktiv eine gesunde sowie produktive Arbeitsumgebung, in der Mitarbeitende ihr Potenzial entfalten können.

Aber: Administrative Aufgaben im Personalwesen kosten viel Zeit und Geld

Anbetracht der ersichtlichen KomplexitÀt der Personaladministration, stellen sich viele Unternehmen (berechtigt) die Frage: Soll die Personalverwaltung abgewickelt werden oder soll der Schritt zum HR-Outsourcing gewagt werden?

Das Personalwesen ist Ă€usserst wichtig fĂŒr jede Firma, aber zeit- und kostenintensiv. Viele Arbeitgeber haben keine HR-Abteilung, sondern eine einzige Person, die sich um das Personalwesen kĂŒmmert. Umso schwieriger ist es fĂŒr die Personalverantwortliche, die vielschichtigen administrativen Aufgaben zu bewĂ€ltigen. Lagert man das Mitarbeitermanagement aus, so entlasten Arbeitgeber ihre HR-Fachperson(en). Diese haben infolgedessen mehr Personalressourcen fĂŒr wichtige Kernaufgaben wie das Recruiting zur VerfĂŒgung.

HR-Outsourcing zÀhlt viele wertvolle Vorteile, darunter folgende:

  • Fachkenntnisse: Spezialisierte Unternehmen, wie zum Beispiel Coople, haben langjĂ€hrige Expertise und Erfahrung in der Personalverwaltung. Sie sind nicht nur mit den neuesten gesetzlichen Bestimmungen vertraut, sondern halten diese auch stets ein.
  • Ressourceneffizienz: Durch die Auslagerung komplexer Verwaltungsaufgaben können Unternehmen ihre Personalwesen-Kernkompetenzen effektiver nutzen. Die zur VerfĂŒgung stehende Zeit wird zum kostbaren Gut, das fĂŒr wichtige Aufgaben eingesetzt werden kann.
  • Risikoreduktion: Die Personaladministration ist von rechtlichen Fallstricken gespickt. Doch dank HR-Outsourcing ĂŒbernehmen externe Fachpersonen die Verantwortung und Haftung fĂŒr Unternehmen.
  • FlexibilitĂ€t: Arbeitgeber können durch Auslagerung schneller und flexibler auf Änderungen reagieren. Es wird keine Zeit mit administrativen Hindernissen verschwendet, sondern effizient in Entscheidungsprozesse und Strategieentwicklung investiert.
  • Kosteneffizienz: Internes Personal benötigt oft Schulungen und stĂ€ndige Weiterbildung, um auf dem neuesten Stand des Mitarbeitermanagements zu bleiben. Mit HR-Outsourcing entfĂ€llt dieser Aufwand, da die Anbieter zwingend auf aktuelles Fachwissen angewiesen sind.

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Kurzum: HR-Outsourcing stellt nicht nur eine Möglichkeit dar, Zeit und Geld zu sparen, sondern versichert Unternehmen auch eine risikofreie und rechtskonforme Abwicklung administrativer Aufgaben.

Wie Coople Ihre Personaladministration optimiert und damit Ihr Arbeitgeberimage stÀrkt

Personaladministration geht dank HR-Outsourcing also auch unkompliziert. Wenn Coople beispielsweise als Personalverleiher zum rechtlichen Arbeitgeber wird und alle administrativen Aufgaben ĂŒbernimmt oder einzig die Personaladministration verwaltet, profitiert das Unternehmen von optimierten und schnellen Prozessen – und das Team von wertvollen verfĂŒgbaren Personalressourcen. Coople bietet einen Personalservice in Form von zwei Lösungen an, CoopleFlex und CooplePayrolling.

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