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Le rôle clé de l’administration RH: vers la réussite de la gestion des ressources humaines

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L’administration des ressources humaines joue un rôle prépondérant dans toute entreprise prospère. Toutefois, il y a des défis à relever. Pour les start-ups et les PME en particulier, il est essentiel de gérer efficacement les ressources humaines. Dans cet article, nous abordons les obstacles liés à la gestion des RH et présentons des solutions innovantes pour l’optimiser. Gagnez du temps et de l’argent, réduisez le stress et concentrez-vous sur ce qui compte vraiment: votre entreprise.

Qu'est-ce que l'administration des ressources humaines?

L’administration des ressources humaines fait partie intégrante de la gestion des ressources humaines et traite de plusieurs tâches administratives complexes. Ces tâches requièrent des ressources considérables et une gestion efficace. L’administration des RH a également un impact sur la satisfaction des employé·e·s et façonne la réputation de l’entreprise en tant qu’employeur. Elle est à la base de processus essentiels tels que la gestion du personnel, le recrutement, le développement, la planification et la fidélisation. Les tâches varient des processus internes aux tâches transactionnelles telles que la gestion des assurances et des prestations sociales.

L'administration des ressources humaines est coûteuse en temps et en argent

La recherche du/de la candidat·e idéal·e n’est que le début de la structure complexe de la gestion du personnel. Une fois le candidat trouvé, les tâches administratives commencent: rédaction des contrats de travail, souscription des assurances ou établissement des fiches de paie, par exemple. Travailler en Suisse ne facillite pas la tâche car il existe plus de 550 conventions collectives de travail (appelées «CCT»). Elles constituent la base juridique de chaque contrat de travail d’une profession ou d’un secteur industriel donné et déterminent les exigences légales et les règles applicables aux employeurs. Par conséquent, l’administration des RH doit être exécutée méticuleusement et minutieusement afin d’être conforme à la loi et d’adhérer à la législation. En fait, chaque secteur, profession et entreprise a des exigences spécifiques contractuelles, en ce qui concerne les périodes d’essai, les délais de préavis ou les modalités de travail à temps partiel. Il incombe au service des ressources humaines de mettre en place le cadre idéal pour les employeurs et les employé·e·s.

De plus, les exigences internes ou les dispositions légales en matière de gestion du personnel changent constamment. L’étendue des tâches est dynamique, d’où la nécessité de procéder régulièrement à des ajustements et à des mises à jour pour se conformer aux réglementations en vigueur.

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Même si les outils RH peuvent simplifier les processus, ils ne conviennent pas à toutes les entreprises. Les start-ups et les PME peuvent être confrontées à des coûts élevés et à une perte de temps. En outre, certains modèles de travail sont en avance sur la technologie: tous les outils ne permettent pas de saisir et de rémunérer le travail à temps partiel, le travail indépendant ou le travail sur une base horaire. L’externalisation des processus RH constitue donc une autre option d’exonération.

Quelles sont les activités de l'administration des ressources humaines?

Une administration efficace des ressources humaines est la fondation de toute entreprise. Mais quelles sont ses activités administratives et ses responsabilités? Vous trouverez ici un aperçu des activités principales:

Saisie des bulletins de salaire et gestion des cotisations sociales

La comptabilité salariale ne se limite pas à la saisie correcte des salaires. Il faut également tenir compte de la conformité réglementaire des cotisations de sécurité sociale, notamment:

  • ●  VS (cotisation à l’assurance vieillesse et survivants) / AI (assurance invalidité) / APG (allocation pour perte de gain)
  • ●  AC (assurance chômage)
  • ●  AANP (accident non professionnel)
  • ●  Assurance d’une indemnité journalière en cas de maladie
  • ●  LPP (prévoyance professionnelle)

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Une autre composante de la comptabilité salariale est l’enregistrement et le versement des indemnités de congés payés et le traitement des dépenses. Il est essentiel de payer les salaires et d’établir les bulletins de salaire à temps pour satisfaire le personnel.

Outre le salaire de base, la fiche de salaire des employé·e·s payé·e·s à l’heure comprend des éléments spécifiques tels que le salaire horaire, la compensation de congés et des jours fériés, ainsi que la part du 13e mois. Le salaire horaire est le salaire de base, tandis que les autres éléments permettent de s’assurer que les employé·e·s payé·e·s à l’heure reçoivent une rémunération adéquate pour leur travail au cours de l’année ou pendant les jours fériés.

Rédaction et examen des contrats de travail

L’administration des ressources humaines doit garantir que chaque contrat est conforme aux réglementations légales en vigueur. La nature dynamique de l’environnement de travail exige de la flexibilité en termes d’ajustements et d’examen des contrats en temps opportun. Cela permet de mettre en place des processus administratifs impeccables et de protéger l’intégrité juridique de l’entreprise.

Si les processus se déroulent de manière fluide et efficace, cela fait également bonne impression sur les membres du personnel récemment embauchés. Aucun·e candidat·e n’aime attendre longtemps une réponse, pas plus qu’il/elle n’aime attendre un contrat.

Maintien et suivi des conventions collectives de travail (CCT)

Les conventions collectives de travail (CTT) en Suisse sont des accords détaillés entre la fédération des employeurs et les syndicats qui réglementent les conditions de travail pour certains secteurs ou régions. La direction du personnel contrôle et met à jour les CCT en permanence. Il s’agit d’un processus continu de révision des CCT qui permet de s’assurer que les contrats sont toujours conformes aux exigences légales actuelles.

Ces processus sont essentiels tant pour les employeurs que pour les employé·e·s car ils garantissent le respect des réglementations légales et assurent un environnement de travail équitable et transparent pour l’ensemble des employé·e·s.

Donner les recommandations professionnelles dans les délais impartis

Il est important de s’occuper de donner les recommandations professionnelles. Cela nécessite une coordination précise de plusieurs tâches administratives RH. La priorité absolue est de convenir des réalisations et des qualités de l’employé·e avec les responsables respectifs afin d’afficher les performances du personnel de manière appropriée. Cette étape est suivie d’une vérification croisée entre le/la manager et l’employé·e concerné·e. Si aucune correction supplémentaire n’est nécessaire et que toutes les parties sont satisfaites de la recommandation professionnelle, celle-ci est envoyée puis archivée. Si le processus est bien structuré, la quantité de travail est réduite pour toutes les personnes impliquées et les employé·e·s conservent une image positive de l’employeur après leur départ. À condition que l’ensemble du processus se déroule de manière fluide.

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Autres aspects de l’administration des ressources humaines: suivi des heures de travail, décompte des congés, gestion des congés de maladie et des accidents de travail

Un autre aspect essentiel de l’administration des RH est le suivi et le contrôle des heures de travail, en tenant compte de toutes les exigences légales pertinentes en matière de durée de travail, comme les heures supplémentaires. Pour s’assurer que les demandes de congés ou d’indemnités de congés sont traitées à temps, la gestion et le calcul des jours de congé doivent être efficaces. Les outils modernes de gestion des ressources humaines contribuent à rendre ces processus plus efficaces et plus transparents.

La gestion des congés de maladie comprend l’enregistrement et l’administration des arrêts maladie. Il est important de tenir compte des dispositions légales relatives à la poursuite du paiement en cas de maladie.

L’administration des ressources humaines est également responsable de la gestion des accidents du travail. Il s’agit notamment de documenter les accidents du travail et de se conformer aux dispositions légales relatives à l’assurance accidents des employé·e·s.

Pourquoi une gestion efficace des RH est importante pour les entreprises

Fidélisation des employés, motivation du personnel, acquisition de talents: tout cela dépend d’une gestion des ressources humaines bien structurée. Que se passera-t-il si les salaires ne sont pas payés à temps, si les demandes de congé ne sont pas prises en compte ou si les heures supplémentaires disparaissent? C’est évident: si l’équipe est démotivée, le personnel voudra quitter l’entreprise.

Les ressources humaines sont donc coresponsables du bon fonctionnement de l’entreprise. Les erreurs peuvent avoir de graves conséquences pour l’ensemble de l’entreprise. Le département des RH est chargé de disposer des données importantes, de soulager la direction et de bâtir les fondations des décisions en matière de gestion des RH.

Mais ce n’est pas tout. L’administration des RH est le détecteur des besoins des employé·e·s et crée de manière proactive un environnement de travail sain et productif qui permet aux employés de déployer pleinement leur potentiel.

Les tâches administratives dans la gestion des RH coûtent du temps et de l’argent

L’administration des ressources humaines est très complexe. Il est donc normal que les entreprises se demandent si elles doivent gérer l’administration RH ou si elles osent franchir le pas de l’externalisation des ressources humaines.

La gestion des ressources humaines est fondamentale, mais elle est également coûteuse en temps et en argent. De nombreux employeurs n’ont pas de département RH. Parfois, une seule personne s’occupe des tâches liées aux RH. Il est très difficile pour la personne en charge de maîtriser les tâches complexes de l’administration des ressources humaines. L’externalisation décharge les spécialistes des ressources humaines qui disposent ainsi de plus de ressources pour des tâches importantes telles que le recrutement.

L’externalisation des ressources humaines présente les avantages suivants:

  • Les compétences et l’expertise: Les entreprises hautement spécialisées comme Coople disposent d’une expertise et d’une expérience de longue date en matière de gestion des ressources humaines. Elles connaissent les réglementations légales les plus récentes et s’y conforment.
  • Efficacité des ressources: L’externalisation de tâches administratives complexes permet aux entreprises d’utiliser plus efficacement leurs compétences clés en matière de gestion des ressources humaines. L’externalisation permet de gagner un temps précieux qui peut être consacré à des tâches indispensables dans le domaine des RH.
  • Réduction des risques: L’administration des ressources humaines comporte de nombreux pièges juridiques. Grâce à l’externalisation des ressources humaines, des spécialistes externes assument la responsabilité des entreprises.
  • Flexibilité: Les employeurs peuvent réagir plus rapidement et avec plus de souplesse à toutes sortes de changements. L’externalisation vous permet de ne pas perdre de temps avec les obstacles administratifs et de vous concentrer sur les processus décisionnels et le développement de la stratégie.
  • Rentabilité: Maintenir le personnel interne informé des derniers développements en matière de gestion des ressources humaines nécessite une formation constante. L’externalisation élimine la nécessité de cette formation, car le prestataire est toujours informé des derniers changements en matière de gestion des ressources humaines.

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En résumé: l’externalisation des RH permet non seulement d’économiser du temps et de l’argent, mais aussi de traiter les tâches administratives sans risque et dans le respect de la législation.

Coople optimise ainsi votre gestion des ressources humaines et renforce votre image

L’externalisation des ressources humaines décharge la gestion RH de sa complexité. Lorsque Coople, en tant qu’agence de placement, devient l’employeur légitime et prend en charge toutes les tâches administratives ou du moins gère l’administration des ressources humaines, l’entreprise bénéficie de processus optimisés et rapides. Et l’équipe profite de ressources précieuses à disposition. Coople propose deux services RH: CoopleFlex et CooplePayrolling.

Avec CoopleFlex, vous pouvez trouver, embaucher et gérer du personnel temporaire flexible sur notre plateforme 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, pour un seul créneau horaire ou sur une plus longue période. Coople, en tant qu’employeur légitime, se charge de l’ensemble de la gestion du personnel et rend les processus RH plus efficaces grâce à la digitalisation. Coople se charge des tâches administratives comme la vérification des permis de travail et de l’expérience professionnelle, le calcul des salaires ou la rédaction des recommandations professionnelles. Les entreprises n’ont plus qu’à se préoccuper de la sélection et de l’organisation du personnel.

CooplePayrolling vous permet de confier à Coople l’administration des ressources humaines, qui prend beaucoup de temps, et de vous occuper vous-même du recrutement. Les candidat·e·s choisi·e·s par l’entreprise sont vérifié·e·s et transmis·e·s à Coople, qui devient ainsi l’employeur légitime pendant la durée de la mission et met du personnel à la disposition de l’entreprise. Dans ce cas, Coople se charge également de la gestion du personnel.

Utiliser plus efficacement les ressources précieuses dans la gestion des ressources humaines

Ne perdez plus de temps à effectuer des tâches administratives fastidieuses. Nos solutions vous permettent de vous concentrer sur l’essentiel et d’utiliser plus efficacement les ressources précieuses de la gestion des RH.

Optimisez dès maintenant l'administration du personnel.