Force de travail flexible: paré pour le futur

Der Berufsalltag ist im Wandel – die «Arbeitswelt 4.0» in aller Munde. Veränderte Anstellungsverhältnisse verlangen eine angepasste Einsatzkräfteplanung. Diese kann mit flexiblen Arbeitsmodellen und digitalen Planungs- und Organisationstools gelöst werden. Die Herausforderungen daraus sind vor allem am Beispiel des Schweizer Einkaufs gut ersichtlich. Seit Jahren verzeichnet er einen hohen Margendruck und muss Preisvorgaben von internationalen Konzernen akzeptieren. Die Aufhebung des Mindestkurses hat die Situation zusätzlich verschärft. Die Konsumenten wollen für das gleiche Produkt in der Schweiz nicht deutlich mehr als im umliegenden Ausland bezahlen. Entsprechend sind die Fronten bei Preisverhandlungen zwischen Produzenten und Unternehmen verhärtet. Unternehmen sind aufgrund des Kostendrucks mehr denn je gezwungen, Fixkosten zu reduzieren und tief zu halten. Ein hoher Posten in jeder Bilanz, der mit bis zu 80 Prozent zu Buche schlägt, ist der Personalaufwand. Neue Anforderungen Seitens der Arbeitnehmenden findet ein disruptiver Wandel bezüglich der Einstellung zur Arbeit statt. Das Bedürfnis nach ausgeglichener Lebensgestaltung tritt klar in den Vordergrund. Den Arbeitgebenden obliegt der Spagat, ihre Ansprüche mit denjenigen der Mitarbeitenden unter einen Hut zu bringen. Die Personalplanung ist aber auch exogenen Faktoren wie den Jahreszeiten ausgeliefert. Stimmen diese nicht mit den berechneten Szenarien überein, sind schnell hohe Beträge in den Sand gesetzt. Das Personal vor Ort ist überlastet oder überschüssig. Die Rekrutierung und Einsatzplanung des Personals ist also eine Gratwanderung, die es aufgrund der wirtschaftlichen Situation, der Individualisierung der Gesellschaft, des veränderten Kundenverhaltens und der Digitalisierung zu meistern gilt. Letztere bietet aber auch Chancen. Flexible Workforce Planung Um in der schnelllebigen Arbeitswelt mit Qualität und Effizienz konkurrenzfähig zu bleiben, müssen starre Strukturen aufgelöst werden. Dabei bildet die Digitalisierung die Basis für die benötigte Agilität. Handlungsmöglichkeiten sind auch in der Personalplanung für den Einkauf gegeben. Unternehmen stellen idealerweise ein aufs Minimum reduziertes Kernteam aus Einkäufern zusammen, welches über die Wissenshoheit verfügt bezüglich Markt, Lieferanten und Waren. Diese Keyplayer garantieren den reibungslosen Prozessablauf, die laufende Optimierung der einzelnen Schritte und so die Qualität. Bei unterschwelligen Aufgaben, wie beispielsweise administrativen Tätigkeiten, dem Handling von Auftragsbestätigungen, der Recherche nach neuen Lieferanten oder dem Zusammentragen von Informationen für Benchmarkanalysen bietet es sich an, das Kernteam kurzzeitig und kurzfristig mit flexiblen Mitarbeitenden aufzustocken. Die Arbeitgeber haben so genügend Personal zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Vollautomatische Plattformen Dank vollautomatischen Marktplätzen für flexible Arbeit stehen Mitarbeitende aus entsprechenden Pools innert kürzester Zeit und mit geringstem administrativem Aufwand bereit. Nach den Arbeitseinsätzen bewerten sich Arbeitgeber und Arbeitnehmende, zum Beispiel via App, gegenseitig, was zu Qualitätssteigerungen führt. Mittels selbstlernender Algorithmen, die aus historischen Daten künftige Einsatzpläne berechnen, lässt es sich noch präziser planen. Mit der so erreichten Personalauslastung kann das Verhältnis zwischen Personalaufwand und Umsatz um bis zu 35 Prozent optimiert werden – ein grosses Plus für das Weiterbestehen in schwierigem Umfeld. Fünf Schritte zur flexiblen Workforce Um einen gut abgestimmten Flexibilisierungsmix zu erreichen, ist kein Astrophysikstudium nötig. Die Autoren des Fachbuchs «Flexible Workforce – Fit für die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt?», das im Haupt-Verlag erscheint, konnten aufgrund von Befragungen mit Arbeitgebern Best Practice Beispiele ableiten. Damit können die Anforderungen der flexibilisierten Arbeitsorganisation gemeistert werden.

La vie professionnelle est en pleine mutation – 4.0 est dans toutes les bouches. Les nouvelles conditions de travail exigent une planification adaptée des ressources humaines. La solution? Des modèles de travail flexibles et des outils d’organisation digitaux.

De grands défis attendent l’achat suisse. La pression sur les marges s’accentue d’année en année, les groupes internationaux imposent leurs grilles de prix et l’abrogation du cours minimal n’a fait qu’aggraver la situation. En Suisse, les consommateurs hésitent à payer plus pour un produit qu’ils trouveraient moins cher dans les pays limitrophes. En conséquence, la confrontation entre producteurs et entreprises s’est durcie. Acculées par la pression sur les prix, celles-ci sont plus que jamais obligées de réduire les coûts fixes et de les maintenir au plus bas. Dans ce contexte, la masse salariale est un poste qui pèse particulièrement lourd dans le budget (80%).

Nouvelles conditions
Du côté des salariés, c’est l’attitude vis-à-vis du travail qui a changé radicalement. Priorité est donnée désormais à un mode de vie équilibré. Pour les employeurs, c’est le grand écart car ils doivent concilier leurs exigences et celles de leurs collaborateurs. Mais la planification du personnel est livrée aussi à des facteurs exogènes comme les saisons. De fortes sommes sont vite en jeu s’il n’y a pas concordance avec les scénarios prévus: le personnel sur place est surchargé ou excédentaire. Le recrutement et le plan d’action du personnel ressemblent donc à un exercice sur la corde raide. Il requièrt de la maîtrise du fait de la situation économique, de l’individualisation de la société, des nouveaux comportements de la clientèle et de la digitalisation. Cette dernière offre toutefois des opportunités.

Planification flexible
Dans un monde du travail frénétique, les structures rigides doivent être assouplies pour rester concurrentielles en termes de qualité et d’efficience. La digitalisation offre ici la base requise. Des possibilités d’action existent aussi au niveau de la planification du personnel pour l’achat. Dans l’idéal, les entreprises forment des équipes d’acheteurs réduites au minimum dont l’expertise est souveraine en matière de marché, de fournisseurs et de pro- duits. Ces acteurs-clés garantissent le bon déroulement du processus, l’optimisation permanente des différentes étapes et, donc, la qualité. Pour les activités sous-jacentes comme les tâches administratives, le traitement des confirmations de commande, la recherche de nouveaux fournisseurs ou la collecte d’informations pour les analyses comparatives, il est toujours possible de consolider l’équipe de base en temps opportun avec des collaborateurs engagés pour une courte durée. L’employeur dispose ainsi de suffisamment de personnel au bon moment et au bon endroit.

Plateformes automatisées
Grâce à des plateformes de location de services entièrement automatisées, des collaborateurs provenant de pools qualifiés sont opérationnels en peu de temps et sans grandes dépenses administratives. Une fois en fonction, employeurs et salariés s’évaluent mutuellement, par exemple via App. La qualité y gagne. Et au moyen d’algorithmes autoadaptatifs calculant de futurs plans d’action à partir de données historiques, il est possible de planifier encore plus précisément. Une telle maximation des ressources humaines permet d’optimiser jusqu’à 35% le rapport entre la masse salariale et le chiffre d’affaires – un plus considérable quand il s’agit de survivre en milieu difficile.

La flexibilité en cinq étapes
Pour arriver à une flexibilité bien équilibrée, un doctorat en astrophysique n’est pas nécessaire. Les auteurs du livre «Flexible Workforce – Fit für die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt?», à paraître en allemand aux éditions Haupt-Verlag, ont identifié, sur la base d’enquêtes auprès d’employeur