Der Berufsalltag ist im Wandel – die «Arbeitswelt 4.0» in aller Munde. Veränderte Anstellungsverhältnisse verlangen eine angepasste Einsatzkräfte Planung. Diese kann mit flexiblen Arbeitsmodellen und digitalen Planung – und Organisationstools gelöst werden.
Die Herausforderungen daraus sind vor allem am Beispiel des Schweizer Einkaufs gut ersichtlich. Seit Jahren verzeichnet er einen hohen Margendruck und muss Preisvorgaben von internationalen Konzernen akzeptieren. Die Aufhebung des Mindestkurses hat die Situation zusätzlich verschärft. Die Konsumenten wollen für das gleiche Produkt in der Schweiz nicht deutlich mehr als im umliegenden Ausland bezahlen. Entsprechend sind die Fronten bei Preisverhandlungen zwischen Produzenten und Unternehmen verhärtet. Unternehmen sind aufgrund des Kostendrucks mehr denn je gezwungen, Fixkosten zu reduzieren und tief zu halten. Ein hoher Posten in jeder Bilanz, der mit bis zu 80 Prozent zu Buche schlägt, ist der Personalaufwand.
Neue Anforderungen
Seitens der Arbeitnehmenden findet ein disruptiver Wandel bezüglich der Einstellung zur Arbeit statt. Das Bedürfnis nach ausgeglichener Lebensgestaltung tritt klar in den Vordergrund. Den Arbeitgebenden obliegt der Spagat, ihre Ansprüche mit denjenigen der Mitarbeitenden unter einen Hut zu bringen. Die Personalplanung ist aber auch exogenen Faktoren wie den Jahreszeiten ausgeliefert. Stimmen diese nicht mit den berechneten Szenarien überein, sind schnell hohe Beträge in den Sand gesetzt. Das Personal vor Ort ist überlastet oder überschüssig. Die Rekrutierung und Einsatzplanung des Personals ist also eine Gratwanderung, die es aufgrund der wirtschaftlichen Situation, der Individualisierung der Gesellschaft, des veränderten Kundenverhaltens und der Digitalisierung zu meistern gilt. Letztere bietet aber auch Chancen.
Flexible Workforce Planung
Um in der schnelllebigen Arbeitswelt mit Qualität und Effizienz konkurrenzfähig zu bleiben, müssen starre Strukturen aufgelöst werden. Dabei bildet die Digitalisierung die Basis für die benötigte Agilität. Handlungsmöglichkeiten sind auch in der Personalplanung für den Einkauf gegeben. Unternehmen stellen idealerweise ein aufs Minimum reduziertes Kernteam aus Einkäufern zusammen, welches über die Wissenshoheit verfügt bezüglich Markt, Lieferanten und Waren. Diese Keyplayer garantieren den reibungslosen Prozessablauf, die laufende Optimierung der einzelnen Schritte und so die Qualität. Bei unterschwelligen Aufgaben, wie beispielsweise administrativen Tätigkeiten, dem Handling von Auftragsbestätigungen, der Recherche nach neuen Lieferanten oder dem Zusammentragen von Informationen für Benchmarkanalysen bietet es sich an, das Kernteam kurzzeitig und kurzfristig mit flexiblen Mitarbeitenden aufzustocken. Die Arbeitgeber haben so genügend Personal zur richtigen Zeit am richtigen Ort.
Vollautomatische Plattformen
Dank vollautomatischen Marktplätzen für flexible Arbeit stehen Mitarbeitende aus entsprechenden Pools innert kürzester Zeit und mit geringstem administrativem Aufwand bereit. Nach den Arbeitseinsätzen bewerten sich Arbeitgeber und Arbeitnehmende, zum Beispiel via App, gegenseitig, was zu Qualitätssteigerungen führt. Mittels selbstlernender Algorithmen, die aus historischen Daten künftige Einsatzpläne berechnen, lässt es sich noch präziser planen. Mit der so erreichten Personalauslastung kann das Verhältnis zwischen Personalaufwand und Umsatz um bis zu 35 Prozent optimiert werden – ein grosses Plus für das Weiterbestehen in schwierigem Umfeld.
Fünf Schritte zur flexiblen Workforce
Um einen gut abgestimmten Flexibilisierungsmix zu erreichen, ist kein Astrophysikstudium nötig. Die Autoren des Fachbuchs «Flexible Workforce – Fit für die Herausforderungen der modernen Arbeitswelt?», das im Haupt-Verlag erscheint, konnten aufgrund von Befragungen mit Arbeitgebern Best Practice Beispiele ableiten. Damit können die Anforderungen der flexibilisierten Arbeitsorganisation gemeistert werden.