Digitale Transformation im HR: Just-in-Time Staffing

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Fast jedes Unternehmen kennt die Herausforderungen in der Personalplanung: Leerläufe und Engpässe sind häufige Ressourcenräuber. Ein neues Modell im Zeitalter der Digitalisierung vereinfacht jedoch das Personalmanagement: Das sogenannte Just-in-Time Staffing ist auf dem Vormarsch. Dank flexiblen Arbeitskräften, die in kürzester Zeit zur Verfügung stehen, können Unternehmen gezielt auf Auftragsspitzen reagieren.

Arbeiten von zu Hause aus, im Zug, frühmorgens oder in der Nacht ist schon heute in vielen Unternehmen möglich oder sogar selbstverständlich. Bei einigen Firmen gibt es keine fixen Arbeitsplätze mehr, die Arbeitswelt wird stets agiler. Dies legt auch die deutsche Studie zur „Digitalen Transformation“ dar, die 2015 von der Personalberatung InterSearch Executive Consultants veröffentlicht wurde: Die Mehrheit der befragten Führungskräfte geht davon aus, dass Arbeitszeit und -ort immer flexibler werden.

Flexibilität ist Zukunft
Doch nicht nur die Art und Weise der Arbeit wird flexibler, vermehrt sind auch Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer an variablen Arbeitseinsätzen interessiert und schätzen diese Arbeitsweise: Gemäss swissstaffing ist die Temporärbranche 2014 gegenüber dem Vorjahr um mehr als sieben Prozent gewachsen. Die flexiblen Arbeitseinsätze sind aus der Wirtschaft nicht mehr wegzudenken. Ebenso findet dieses Arbeitsmodell bei den Arbeitnehmern immer mehr Anklang: 2014 wollten 43 Prozent der Beschäftigten nach ihrem ersten Einsatz weiterhin temporär arbeiten (2010: 34 Prozent), zeigt eine Studie von swissstaffing. Der amerikanische Ökonom Arun Sundararajan der New York University geht davon aus, dass in nicht allzu ferner Zukunft die Vollzeitstelle bei einem Unternehmen eher die Ausnahme als die Regel sein wird. In Amerika arbeiten gemäss der Gewerkschaft der Freelancers Union bereits heute rund 53 Millionen Amerikaner freiberuflich – ein Drittel aller Erwerbstätigen.

Digitalisierung als Lösungsansatz
Damit diese flexiblen Arbeitskräfte an unterschiedlichsten Orten Einsätze leisten können, braucht es geeignete Tools. Bei diesem Punkt kann die Digitalisierung Hilfestellung bieten. Was mit Amazon, Google und Apple begann, weitet sich immer weiter aus. Unternehmen wie WhatsApp, Uber oder Airbnb haben mit einer einzigen cleveren Idee ganze Branchen revoltiert, Wertschöpfungsketten aufgebrochen und Milliardenumsätze generiert. Die Digitalisierung erfolgt branchenübergreifend in rasantem Tempo. Eine sogenannte digitale Transformation hält Einzug. Wer sich diese zunutze macht, kann die Kosten reduzieren und die Effizienz steigern. So auch im Personalwesen: Algorithmen ermöglichen die schnelle und kurzfristige Personalvermittlung. Heute können Unternehmen mit Hilfe von Coople innert wenigen Stunden Arbeitskräfte per Mausklick über eine Plattform finden. Dabei kann auf diverse Variablen, wie Ort und Dauer des Auftrages, eingegangen werden. Die Vermittlung findet via Mobile-Applikation und Push-Mitteilungen in Echtzeit statt. Die Transaktionskosten sind bei dieser sogenannten Just-in-Time-Personalplanung (auch Just-in-Time Personalmanagement bzw. Just-in-Time Staffing) extrem tief und die Ressource Arbeitskraft stets verfügbar. Dank der gegenseitigen Bewertung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer kann zudem eine hohe Qualität sichergestellt werden.

Just-in-Time Staffing als Strategie
Sobald die Tage heiss werden, verlangt plötzlich jeder einen Ventilator, regnet und stürmt es, werden vermehrt Regenschirme gekauft. Nicht nur das Wetter, sondern auch viele weitere nicht planbare Parameter wie Grossaufträge, Krankheit, wirtschaftliche Situation etc., beeinflussen den Personalbedarf. Oftmals entstehen Peaks oder Ausfälle sehr kurzfristig. Deshalb ist es zentral, dass das Unternehmen innert kürzester Zeit Verstärkung organisieren kann.

Langjährige, erfahrene Mitarbeiter mit vertieften Kenntnissen des Unternehmens und der Prozesse bleiben das Kapital der Firma: Sie bilden das Fundament. Es macht jedoch Sinn, das Team durch einen Pool von flexiblen Mitarbeitern zu ergänzen. Gewisse Arbeiten können auch ohne genaue Kenntnisse der Organisation erledigt werden. Externe Hilfe bietet also Entlastung und überbrückt die intensiven Zeiten. Die festangestellten Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich auch in diesen Phasen auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Eine Kombination aus Festangestellten, die den Betrieb von der Pieke auf kennen, und flexiblen Fachkräften, die das Team im Bedarfsfall ergänzen, ist ein Modell, das sich bewährt.

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Manchmal passt eine flexible Arbeitskraft so gut in die Firma, dass sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber nach einem Kurzeinsatz die feste Mitarbeit der Person wünschen: Ein Arbeitsvertrag wird aufgesetzt. Zudem gibt es Kandidaten, genauso wie Führungskräfte, die sich vor einem verbindlichen Arbeitsvertrag oft erst einmal beschnuppern möchten. Damit bekommt der Arbeitgeber die Gewissheit, dass der CV hält, was er verspricht, und der Kandidat seinerseits merkt schnell, ob das Umfeld ihm behagt und die neuen Kollegen sympathisch sind. Stimmt die Chemie, steht einem langfristigen Arbeitsverhältnis nichts mehr im Weg. Teure Fehlbesetzungen werden verhindert, Rekrutierungskosten gespart und die Zufriedenheit auf beiden Seiten gesteigert.

Win-win-Situation
In der heutigen Zeit ist es für Unternehmen ein Muss, flexibel und agil zu sein. Nicht nur bei Notfällen wie Krankheit oder einem wetterbedingten Ansturm, sondern auch bei der strategischen und langfristigen Optimierung des Personalmanagements bietet die Digitalisierung adäquate Lösungen: Sie vereinfacht und verbessert die Personalprozesse und ermöglicht ein neues Ausmass an Flexibilität sowie neue Rekrutierungschancen für den Arbeitgeber. Für den Arbeitnehmer ist es eine Möglichkeit, sein Leben abwechslungsreich und frei zu gestalten.

Natürlich sind auch beim Einsatz von Just-in-Time-Personal hohe Kompetenzen in der Personalplanung gefragt. Die fest angestellten Mitarbeitenden optimal einzusetzen, ist essentiell. Das Ergänzen durch flexible Mitarbeitende ermöglicht es jedoch, den unplanbaren Parametern mit neuen Mitteln gegenüberzutreten: Der Personalverantwortliche kann die Mitarbeiter effizienter einplanen. Die Aufgabe des Personalverantwortlichen entfällt also keinesfalls. Die sozialen Kompetenzen in Verbindung mit soliden Kenntnissen des Kerngeschäfts sind nach wie vor die Basis. Und trotz der neugewonnen Flexibilität gilt weiterhin der Leitsatz: Gut geplant, ist halb gewonnen.