Digitalisierung im HR: Just-in-Time Staffing | Coople Schweiz

Fast jedes Unternehmen kennt die Herausforderungen in der Personalplanung: LeerlĂ€ufe und EngpĂ€sse sind hĂ€ufige RessourcenrĂ€uber. Ein neues Modell im Zeitalter der Digitalisierung vereinfacht jedoch das Personalmanagement: Das sogenannte Just-in-Time Staffing ist auf dem Vormarsch. Dank flexiblen ArbeitskrĂ€ften, die in kĂŒrzester Zeit zur VerfĂŒgung stehen, können Unternehmen gezielt auf Auftragsspitzen reagieren.

Arbeiten von zu Hause aus, im Zug, frĂŒhmorgens oder in der Nacht ist schon heute in vielen Unternehmen möglich oder sogar selbstverstĂ€ndlich. Bei einigen Firmen gibt es keine fixen ArbeitsplĂ€tze mehr, die Arbeitswelt wird stets agiler. Dies legt auch die deutsche Studie zur „Digitalen Transformation“ dar, die 2015 von der Personalberatung InterSearch Executive Consultants veröffentlicht wurde: Die Mehrheit der befragten FĂŒhrungskrĂ€fte geht davon aus, dass Arbeitszeit und -ort immer flexibler werden.

FlexibilitÀt ist Zukunft

Doch nicht nur die Art und Weise der Arbeit wird flexibler, vermehrt sind auch Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer an variablen ArbeitseinsĂ€tzen interessiert und schĂ€tzen diese Arbeitsweise: GemĂ€ss swissstaffing ist die TemporĂ€rbranche 2014 gegenĂŒber dem Vorjahr um mehr als sieben Prozent gewachsen. Die flexiblen ArbeitseinsĂ€tze sind aus der Wirtschaft nicht mehr wegzudenken. Ebenso findet dieses Arbeitsmodell bei den Arbeitnehmern immer mehr Anklang: 2014 wollten 43 Prozent der BeschĂ€ftigten nach ihrem ersten Einsatz weiterhin temporĂ€r arbeiten (2010: 34 Prozent), zeigt eine Studie von swissstaffing. Der amerikanische Ökonom Arun Sundararajan der New York University geht davon aus, dass in nicht allzu ferner Zukunft die Vollzeitstelle bei einem Unternehmen eher die Ausnahme als die Regel sein wird. In Amerika arbeiten gemĂ€ss der Gewerkschaft der Freelancers Union bereits heute rund 53 Millionen Amerikaner freiberuflich – ein Drittel aller ErwerbstĂ€tigen.

Digitalisierung als Lösungsansatz

Damit diese flexiblen ArbeitskrĂ€fte an unterschiedlichsten Orten EinsĂ€tze leisten können, braucht es geeignete Tools. Bei diesem Punkt kann die Digitalisierung Hilfestellung bieten. Was mit Amazon, Google und Apple begann, weitet sich immer weiter aus. Unternehmen wie WhatsApp, Uber oder Airbnb haben mit einer einzigen cleveren Idee ganze Branchen revoltiert, Wertschöpfungsketten aufgebrochen und MilliardenumsĂ€tze generiert. Die Digitalisierung erfolgt branchenĂŒbergreifend in rasantem Tempo. Eine sogenannte digitale Transformation hĂ€lt Einzug. Wer sich diese zunutze macht, kann die Kosten reduzieren und die Effizienz steigern. So auch im Personalwesen: Algorithmen ermöglichen die schnelle und kurzfristige Personalvermittlung. Heute können Unternehmen mit Hilfe von Coople innert wenigen Stunden ArbeitskrĂ€fte per Mausklick ĂŒber eine Plattform finden. Dabei kann auf diverse Variablen, wie Ort und Dauer des Auftrages, eingegangen werden. Die Vermittlung findet via Mobile-Applikation und Push-Mitteilungen in Echtzeit statt. Die Transaktionskosten sind bei dieser sogenannten Just-in-Time-Personalplanung (auch Just-in-Time Personalmanagement bzw. Just-in-Time Staffing) extrem tief und die Ressource Arbeitskraft stets verfĂŒgbar. Dank der gegenseitigen Bewertung von Arbeitgeber und Arbeitnehmer kann zudem eine hohe QualitĂ€t sichergestellt werden.

Just-in-Time Staffing als Strategie

Sobald die Tage heiss werden, verlangt plötzlich jeder einen Ventilator, regnet und stĂŒrmt es, werden vermehrt Regenschirme gekauft. Nicht nur das Wetter, sondern auch viele weitere nicht planbare Parameter wie GrossauftrĂ€ge, Krankheit, wirtschaftliche Situation etc., beeinflussen den Personalbedarf. Oftmals entstehen Peaks oder AusfĂ€lle sehr kurzfristig. Deshalb ist es zentral, dass das Unternehmen innert kĂŒrzester Zeit VerstĂ€rkung organisieren kann.

LangjĂ€hrige, erfahrene Mitarbeiter mit vertieften Kenntnissen des Unternehmens und der Prozesse bleiben das Kapital der Firma: Sie bilden das Fundament. Es macht jedoch Sinn, das Team durch einen Pool von flexiblen Mitarbeitern zu ergĂ€nzen. Gewisse Arbeiten können auch ohne genaue Kenntnisse der Organisation erledigt werden. Externe Hilfe bietet also Entlastung und ĂŒberbrĂŒckt die intensiven Zeiten. Die festangestellten Mitarbeiter haben die Möglichkeit, sich auch in diesen Phasen auf ihre Kernkompetenzen zu konzentrieren. Eine Kombination aus Festangestellten, die den Betrieb von der Pieke auf kennen, und flexiblen FachkrĂ€ften, die das Team im Bedarfsfall ergĂ€nzen, ist ein Modell, das sich bewĂ€hrt.

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Manchmal passt eine flexible Arbeitskraft so gut in die Firma, dass sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber nach einem Kurzeinsatz die feste Mitarbeit der Person wĂŒnschen: Ein Arbeitsvertrag wird aufgesetzt. Zudem gibt es Kandidaten, genauso wie FĂŒhrungskrĂ€fte, die sich vor einem verbindlichen Arbeitsvertrag oft erst einmal beschnuppern möchten. Damit bekommt der Arbeitgeber die Gewissheit, dass der CV hĂ€lt, was er verspricht, und der Kandidat seinerseits merkt schnell, ob das Umfeld ihm behagt und die neuen Kollegen sympathisch sind. Stimmt die Chemie, steht einem langfristigen ArbeitsverhĂ€ltnis nichts mehr im Weg. Teure Fehlbesetzungen werden verhindert, Rekrutierungskosten gespart und die Zufriedenheit auf beiden Seiten gesteigert.

Win-win-Situation

In der heutigen Zeit ist es fĂŒr Unternehmen ein Muss, flexibel und agil zu sein. Nicht nur bei NotfĂ€llen wie Krankheit oder einem wetterbedingten Ansturm, sondern auch bei der strategischen und langfristigen Optimierung des Personalmanagements bietet die Digitalisierung adĂ€quate Lösungen: Sie vereinfacht und verbessert die Personalprozesse und ermöglicht ein neues Ausmass an FlexibilitĂ€t sowie neue Rekrutierungschancen fĂŒr den Arbeitgeber. FĂŒr den Arbeitnehmer ist es eine Möglichkeit, sein Leben abwechslungsreich und frei zu gestalten.

NatĂŒrlich sind auch beim Einsatz von Just-in-Time-Personal hohe Kompetenzen in der Personalplanung gefragt. Die fest angestellten Mitarbeitenden optimal einzusetzen, ist essentiell. Das ErgĂ€nzen durch flexible Mitarbeitende ermöglicht es jedoch, den unplanbaren Parametern mit neuen Mitteln gegenĂŒberzutreten: Der Personalverantwortliche kann die Mitarbeiter effizienter einplanen. Die Aufgabe des Personalverantwortlichen entfĂ€llt also keinesfalls. Die sozialen Kompetenzen in Verbindung mit soliden Kenntnissen des KerngeschĂ€fts sind nach wie vor die Basis. Und trotz der neugewonnen FlexibilitĂ€t gilt weiterhin der Leitsatz: Gut geplant, ist halb gewonnen.

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